Exemple d’information pour de la prospection par un candidat ou un parti politique
Cas pratique : le candidat Jean VIZAGE se présente aux prochaines élections. Il souhaite réaliser de la prospection politique par courriel pour inciter les électeurs à voter pour lui. À cette fin, Jean VIZAGE veut utiliser une base de données comportant les coordonnées de personnes qui ont préalablement consenti à l’utilisation ces informations à des fins de communication politique.
Pour vous aider à informer les électeurs, la CNIL vous propose un exemple pratique avec le cas d’un candidat fictif aux élections, Jean VIZAGE. Il s’agit d’une illustration, qu’il vous appartient d’adapter ou de compléter, et non d’un modèle de mention valable dans toutes les hypothèses.
Pour se conformer au RGPD, le candidat Jean VIZAGE peut procéder à l’information des personnes en un support ou bien en deux supports distincts :
- niveau 1 de l’information : directement dans le premier message électronique adressé à l’électeur ;
- niveau 2 de l’information : sur une page dédiée du site internet, une notice d’information plus complète relative à la gestion des données personnelles et aux droits des personnes doit être mise à la disposition des personnes contactées. Chaque courriel adressé aux personnes contactées devra comporter un lien cliquable vers ce niveau 2 de l’information.
Il peut également faire le choix de faire apparaître toutes les mentions d’information sur un seul support lors de l’envoi du premier message électronique.
Exemple 1 : si vous souhaitez faire apparaître toutes les mentions d’information sur le message électronique de prospection
Vous recevez ce message électronique du candidat Jean VIZAGE, dont le siège est situé à CONFIANCE (96 000), rue de la Transparence [identité et coordonnées du responsable de traitement] car vous êtes enregistré dans un fichier de prospection de la société Z et vous avez donné votre accord pour être contacté par des partis politiques. Vos coordonnées seront utilisées pour vous informer tout au long de la campagne pour les élections [finalités du traitement], sauf opposition de votre part. La base légale du traitement est le consentement des personnes concernées [base légale du traitement].
Seuls les personnels en charge de la prospection politique pour le candidat Jean VIZAGE pourront se voir communiquer les données collectées (civilité, nom, prénom, adresse électronique, données relatives à l’enregistrement sur des listes d’opposition) et accéder au fichier de prospection constitué à cette fin [destinataires des données].
Les données sont conservées pendant la durée des élections et seront supprimées à l’issue de celles-ci [durée de conservation des données prévue par le responsable du traitement ou critères permettant de la déterminer].
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données. Si vous ne voulez plus recevoir de messages de notre part, répondez STOP à stop(@)candidatJeanVIZAGE.fr.
Vous disposez également d’un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données. Consultez le site https://www.cnil.fr/ pour plus d’informations sur vos droits.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter (vous pouvez indiquer les coordonnées de votre délégué à la protection des données ou du service chargé de l’exercice de ces droits si vous disposez de l’un ou de l’autre) :
- par voie électronique : JeanVIZAGE(@)candidat.fr ;
- par voie postale : Jean VIZAGE, rue de la Transparence, 96 000 CONFIANCE.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Exemple 2 : si vous souhaitez faire apparaître les mentions d’information sur deux supports distincts
Niveau 1 de l'information : directement dans le message électronique de prospection envoyé à l’électeur
Vous recevez ce message électronique du candidat Jean VIZAGE, dont le siège est situé à CONFIANCE (96 000), rue de la Transparence car vous êtes enregistré dans un fichier de prospection constitué par la société Z et vous avez donné votre accord pour être contacté par des partis politiques. Vos coordonnées seront utilisées pour vous informer tout au long de la campagne pour les élections municipales 2020, sauf opposition de votre part.
Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles sollicitations, cochez la case ci-dessous :
□ Je refuse que le candidat Jean VIZAGE utilise mes données à des fins de prospection politique.
Si vous souhaitez recevoir de telles sollicitations et/ou vous inscrire à la lettre d’information relative au candidat Jean VIZAGE, vous devez cocher les cases ci-dessous :
□ J’accepte que mes données soient utilisées par le candidat Jean VIZAGE à des fins de prospection politique.
□ Je souhaite m’inscrire à la lettre d’information relative au candidat Jean VIZAGE et accepte que mes données soient utilisées à cette fin.
À tout moment, si vous ne voulez plus recevoir de messages de notre part, vous pouvez répondre STOP à stop@candidatJeanVIZAGE.fr.
Niveau 2 de l'information : sur une page dédiée du site internet du candidat/parti politique
Objet du traitement (finalités et base légale)
Le candidat Jean VIZAGE, dont le siège est situé à CONFIANCE (96 000), rue de la Transparence, dispose d’un site internet présentant ses activités ainsi que son programme politique pour les prochaines élections municipales. Ce site permet aussi de recevoir les coordonnées de personnes souhaitant être informées du programme politique présenté ainsi que des activités menées en vue des élections municipales de 2020. Les données collectées à cette occasion peuvent également être enregistrées et traitées dans un fichier de prospection.
La base légale du traitement est le consentement des personnes concernées.
Ce fichier permet de :
- gérer les demandes d’abonnement à la lettre d’information concernant le candidat Jean VIZAGE ;
- mener des opérations de prospection politique concernant la candidature de Jean VIZAGE ;
- adresser des informations relatives au candidat Jean VIZAGE auprès des électeurs qui l’ont accepté ou qui ne s’y sont pas opposés.
Catégories de données collectées
- identité : civilité, nom, prénom(s), adresse électronique ;
- données nécessaires à la réalisation de la lettre d’information ;
- données relatives à l’enregistrement sur des listes d’opposition.
Destinataires des données
Seuls les personnels en charge de la prospection politique pour le candidat Jean VIZAGE pourront se voir communiquer les données collectées et accéder au fichier de prospection.
Durée de conservation des données
Les données sont conservées pendant la durée des élections municipales 2020 et seront supprimées à l’issue de celles-ci.
Vos droits
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données. Si vous ne voulez plus recevoir de messages de notre part, répondez STOP à stop@candidatJeanVIZAGE.fr.
Vous disposez également d’un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données. Consultez le site https://www.cnil.fr/ pour plus d’informations sur vos droits.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter :
- par voie électronique : JeanVIZAGE@candidat.fr ;
- par voie postale : Jean VIZAGE, Rue de la Transparence, 96 000 CONFIANCE.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
