Exemple d’information pour de la prospection par un candidat ou un parti politique
Cas pratique : le candidat Jean VIZAGE se présente aux prochaines élections municipales. Il souhaite réaliser de la prospection politique par courriel pour inciter les électeurs de sa commune à voter pour lui. À cette fin, Jean VIZAGE veut utiliser une base de données comportant les coordonnées de personnes qui ont préalablement consenti à l’utilisation ces informations à des fins de communication politique.
Pour vous aider à informer les électeurs, la CNIL vous propose un exemple pratique avec le cas d’un candidat fictif aux élections municipales, Jean VIZAGE. Il s’agit d’une illustration, qu’il vous appartient d’adapter ou de compléter, et non d’un modèle de mention valable dans toutes les hypothèses.
Pour se conformer au RGPD, le candidat Jean VIZAGE peut procéder à l’information des personnes en un support ou bien en deux supports distincts :
- niveau 1 de l’information : directement dans le premier message électronique adressé à l’électeur ;
- niveau 2 de l’information : sur une page dédiée du site internet, une notice d’information plus complète relative à la gestion des données personnelles et aux droits des personnes doit être mise à la disposition des personnes contactées. Chaque courriel adressé aux personnes contactées devra comporter un lien cliquable vers ce niveau 2 de l’information.
Il peut également faire le choix de faire apparaître toutes les mentions d’information sur un seul support lors de l’envoi du premier message électronique.
Exemple 1 : si vous souhaitez faire apparaître toutes les mentions d’information sur le message électronique de prospection
Vous recevez ce message électronique du candidat Jean VIZAGE, dont le siège est situé à CONFIANCE (96 000), rue de la Transparence [identité et coordonnées du responsable de traitement] car vous êtes enregistré dans un fichier de prospection de la société Z et vous avez donné votre accord pour être contacté par des partis politiques. Vos coordonnées seront utilisées pour vous informer tout au long de la campagne pour les élections municipales 2020 [finalités du traitement], sauf opposition de votre part. La base légale du traitement est le consentement des personnes concernées [base légale du traitement].
Seuls les personnels en charge de la prospection politique pour le candidat Jean VIZAGE pourront se voir communiquer les données collectées (civilité, nom, prénom, adresse électronique, données relatives à l’enregistrement sur des listes d’opposition) et accéder au fichier de prospection constitué à cette fin [destinataires des données].
Les données sont conservées pendant la durée des élections municipales 2020 et seront supprimées à l’issue de celles-ci [durée de conservation des données prévue par le responsable du traitement ou critères permettant de la déterminer].
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou vous opposer à leur traitement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données. Si vous ne voulez plus recevoir de messages de notre part, répondez STOP à stop(@)candidatJeanVIZAGE.fr.
Vous disposez également d’un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données. Consultez le site https://www.cnil.fr/ pour plus d’informations sur vos droits.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter (vous pouvez indiquer les coordonnées de votre délégué à la protection des données ou du service chargé de l’exercice de ces droits si vous disposez de l’un ou de l’autre) :
- par voie électronique : JeanVIZAGE(@)candidat.fr ;
- par voie postale : Jean VIZAGE, rue de la Transparence, 96 000 CONFIANCE.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Exemple 2 : si vous souhaitez faire apparaître les mentions d’information sur deux supports distincts
Niveau 1 de l'information : diffusé sur un panneau d’information affiché à proximité du dispositif de contrôle d’accès aux locaux
Afin de contrôler l’accès à ses locaux, la société ABCD demande à ses visiteurs de se munir d’un badge en s’identifiant à l’accueil.
Les données enregistrées dans ce dispositif d’accès aux locaux sont conservées pendant trois mois et sont accessibles au personnel en charge de la sécurité.
Une notice d’information plus complète est à votre disposition à l’accueil. Pour exercer vos droits Informatique et Libertés et pour toute information sur ce dispositif, contactez notre délégué à la protection des données (DPO) (ou, si vous n’avez pas désigné de DPO, une personne identifiée par sa fonction) en écrivant à dpo@abcd.fr (ou securite@abcd.fr) ou à l’adresse postale suivante : XXXX
Niveau 2 de l'information : notice de la société ABCD mise à disposition lors de la remise du badge
Objet du traitement (finalité et base légale) :
La société ABCD dont le siège est situé à CONFIANCE (96 000) – Rue de la Transparence a mis en place un système d’accès par badge pour contrôler l’accès à ses locaux.
La base légale du traitement est l’intérêt légitime (cf. article 6.1.f) du Règlement européen sur la protection des données).
Données enregistrées sur les visiteurs de la société ABCD :
- Identité : nom, prénom.
- Vie professionnelle : société d'appartenance et nom du salarié ou de l'agent public accueillant le visiteur.
- Date et heures d'entrée et de sortie.
- Nom du salarié ou de l’agent accueillant le visiteur.
Destinataires :
Les destinataires des données sont uniquement les personnels habilités d’ABCD en charge de la sécurité et les personnels de la société en charge de la maintenance du matériel, à cette seule fin.
Durée de conservation :
Les données sont conservées trois mois à compter du jour de votre visite.
Droits des personnes :
Vous pouvez accéder aux données vous concernant ou demander leur effacement. Vous disposez également d'un droit d’opposition, d’un droit de rectification et d’un droit à la limitation du traitement de vos données (cf. cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO).
- Contacter notre DPO par voie électronique : dpo@abcd.fr
- Contacter notre DPO par courrier postal :
Le délégué à la protection des données
Société ABCD
Rue la Transparence
96 000 CONFIANCE
[NB : si vous n’avez pas de DPO, indiquez des coordonnées précises où exercer ces droits dans l’entreprise].
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif de contrôle d’accès n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
