Gestion des ressources humaines : la CNIL publie un référentiel de durées de conservation

Un référentiel pour définir les durées de conservation des activités « ressources humaines »

Le référentiel de la CNIL a pour objectif de guider, de manière opérationnelle, les organismes dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements de gestion de leurs personnels.

Soucieuse de proposer un outil qui réponde aux besoins des acteurs concernés, la CNIL a associé de grands réseaux et des associations de professionnels de différents secteurs (public et privé) dans l’élaboration de ce référentiel.

À qui s’adresse ce référentiel « durées de conservation » ?

Ce référentiel s’adresse à tous les organismes-employeurs privés ou publics quelle que soit leur forme juridique, dont les personnels sont soumis au droit du travail français.

Ce référentiel ne couvre pas les durées de conservation des documents présents dans le dossier individuel des agents publics. Dans ce cas, les durées sont fixées par l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.

Ce document est particulièrement utile pour les délégués à la protection des données, les référents RGPD mais aussi pour les personnels travaillant au sein des services des ressources humaines ou encore pour la direction des systèmes d’information.

Quelles sont les activités concernées ?

Le référentiel couvre les traitements les plus fréquents dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Ce référentiel est organisé par activités de traitement et comprend :

• le recrutement ;
• la gestion administrative du personnel ;
• la gestion des rémunérations ;
• la sécurisation des biens et des personnes ;
• la gestion des véhicules professionnels ;
• l’écoute et l’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail ;
• la gestion des relations collectives de travail ;
• la gestion des accidents du travail ;
• la gestion du contentieux et du précontentieux ;
• la gestion des alertes professionnelles.

Le « référentiel durées » vient en complément des autres référentiels et guides publiés par la CNIL tels que le guide du recrutement, le référentiel relatif à la gestion des ressources humaines et les autres contenus spécifiques de la rubrique travail du site de la CNIL.

Ce référentiel est-il obligatoire ?

En tant que production de « droit souple », le respect du référentiel n’est pas obligatoire. Il vise à proposer un document auquel les responsables de traitement peuvent se référer pour faciliter et accélérer la recherche de la durée pertinente pour leurs traitements.

En revanche, certaines durées recensées sont obligatoires car prévues par des textes législatifs ou réglementaires : le responsable de traitement ne peut donc pas y déroger.

Le référentiel n’est pas exhaustif : indépendamment des obligations posées par le code du travail ou le code de la sécurité sociale, des dispositions spécifiques obligatoires peuvent, dans d’autres secteurs, trouver à s’appliquer (code général des impôts, code de la route, code de la sécurité intérieure, etc.).

Les dispositions législatives et réglementaires recensées dans ce référentiel ne concernent que le droit national. Par conséquent, une société établie dans plusieurs États devra vérifier si d’autres législations nationales lui sont applicables.

Comment utiliser le référentiel ?

Une fois la durée identifiée, il est important de consulter systématiquement le texte de référence ou le fondement juridique mentionné afin de vous assurer qu’il correspond bien à votre situation spécifique.

En fonction des précisions apportées par les textes, plusieurs durées de conservation peuvent être indiquées (c’est le cas par exemple pour la conservation des bulletins de paie).

Les durées de conservations sont précisées en mois dans le référentiel pour correspondre aux formulations prévues par les textes. Il est toutefois possible de les traduire en jour dans les logiciels applicatifs.

Pour aller plus loin

Le guide pratique sur les durées de conservation des données a vocation à répondre aux questions les plus fréquentes des professionnels sur le principe de limitation de la conservation des données. Il détaille les éléments clés de cette obligation et apporte des conseils pratiques pour faciliter sa mise en œuvre au sein des organismes publics ou privés.

L’Atelier RGPD est une formation en ligne, gratuite, et accessible à tous (MOOC). L’atelier est composé de vidéos, de textes, d’illustrations, et de mises en situation tirées de contextes professionnels variés.

• Des informations sur les durées de conservation sont à retrouver dans le module 2 (unité 6).
• Un module spécifique à la gestion des ressources humaines est également disponible (module 6).