Le Correspondant Informatique et Libertés (CIL) et la réforme territoriale

13 juillet 2016

Pour respecter les obligations des collectivités en matière de protection des données personnelles, la désignation d’un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) permet de bénéficier d'un soutien et de l’expertise d’une personne au plus près du terrain. Elle permet également d’anticiper l'entrée en application du nouveau règlement européen relatif à la protection des données personnelles qui prévoit la désignation obligatoire d'un délégué à la protection des données pour tous les organimes publics à compter du 25 mai 2018. 

Si, en 2015, une région sur deux s'est dotée d’un Correspondant Informatique et Libertés, la désignation d’un CIL reste encore aujourd’hui facultative.Toutefois, la désignation d’un « délégué à la protection des données personnelles » deviendra obligatoire dès mai 2018 pour l’ensemble des organismes du secteur public.

Désigner un CIL dès maintenant permet de prendre un temps d’avance sur le futur cadre juridique applicable, tout en bénéficiant de l'accompagnement d'un expert au plus proche du terrain dans le contexte de la mise en oeuvre de la réforme territoriale.

Désigner un CIL, c'est  aussi

  • plus de sécurité juridique et informatique,
  • une simplification des formalités CNIL,
  • une réponse personnalisée de la CNIL,
  • plus de confiance des agents publics et des usagers.

Les nouvelles régions sont-elles liées par les désignations de CIL effectuées par les collectivités qu’elles ont regroupées ?

Non. La fonction de correspondant se rattache à des traitements et à un responsable de traitement clairement identifiés, tels que notifiés à la CNIL après accord de l’intéressé. La perte de la qualité de responsable de traitement par un organisme, en particulier dans le cadre d’un regroupement d’entités juridiques impliquant un élargissement du champ des traitements concernés, emporte nécessairement la fin de mission du CIL que cet organisme avait choisi de désigner.

Désigner un nouveau CIL, comment procéder ?

La collectivité doit organiser en amont la prise de fonction du futur CIL.

L’instance représentative du personnel compétente doit être informée de la désignation d’un CIL par la collectivité (par lettre remise contre signature). Avant l’élection des représentants du personnel de la nouvelle collectivité, l’instance compétente est le comité technique de chacune des collectivités regroupées, siégeant en formation commune.

Une fois cette organisation mise en place, la collectivité peut désigner officiellement un CIL en utilisant le formulaire de désignation

Qu'advient-il du registre des CIL des anciennes collectivités ?

Si la nouvelle collectivité décide de ne pas désigner un CIL, elle doit déclarer l'ensemble des traitements qu'elle a « récupéré » et qui avaient été portés au(x) registres du ou des ancien(s) correspondant(s).

En cas de recours aux services d’un CIL, la personne désignée doit établir le registre des traitements de la nouvelle collectivité. Les éléments figurant dans le registre des anciens correspondants serviront de base au travail de recensement (reprise des éléments y figurant après dédoublonnage et actualisation éventuelle de certaines informations).

 

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