La communication de renseignements sur les administrés par les collectivités locales : à qui et à quelles conditions ?

20 juin 2013

En principe, les collectivités territoriales ne sont pas habilitées à communiquer à des tiers les données personnelles qu’elles détiennent, sauf si la loi l’autorise expressément. Ainsi, les collectivités locales peuvent communiquer à des autorités publiques ou des auxiliaires de justice certaines de ces données. Ces tiers, dits « autorisés », doivent invoquer un texte juridique à l’appui de leur demande.

Attention :
Peu de fondements législatifs autorisent la communication de données personnelles détenues par une administration à d'autres administrations, ou à des particuliers ou sociétés privées. Ces derniers ne pourront se prévaloir que des dispositions légales consacrant un droit d'accès du public à certaines informations produites ou reçues par le secteur public (loi du 17 juillet 1978 modifiée en particulier).

À quelles conditions une collectivité locale peut-elle communiquer à des tiers des renseignements sur ses administrés ?

  • la demande de communication doit être écrite et préciser le texte législatif fondant ce droit de communication ;
  • la demande de communication doit viser des personnes nommément identifiées ou identifiables. Il est exclu qu'elle porte sur l'intégralité d'un fichier ;
  • la demande doit être ponctuelle ;
  • la demande doit préciser les catégories de données sollicitées.

La collectivité saisie de la requête doit s'assurer de sa conformité aux textes invoqués et peut toujours, en cas de doute, interroger la CNIL.

Quels sont les tiers autorisés à obtenir ponctuellement des données personnelles sur des personnes détenues par les collectivités locales ?

La liste ci-dessous n'est pas exhaustive. D'autres tiers autorisés peuvent accéder à de telles données s'ils invoquent un fondement légal le leur permettant :

L'administration fiscale

  • La direction générale des Finances publiques, celle des Douanes et leurs agents, dans les conditions fixées par les articles L81, L83et L92 du Livre des procédures fiscales, pour l'établissement de l'assiette, le contrôle et le recouvrement des impôts et autres créances fiscales, ou celui des amendes et condamnations pécuniaires (article 90 de la loi n°86-1317 de finances pour 1987).
  • L'article L1617-5 8° du code général des collectivités territorialesa, en outre, étendu le droit de communication des comptables publics pour le recouvrement des créances des collectivités locales et de leurs établissements publics. Les communes, en particulier, peuvent être destinataires de demandes de renseignements portant sur des créances hospitalières.

Les organismes sociaux

Les organismes de sécurité sociale, dans le cadre de la lutte contre la fraude, et les organismes en charge de l'instruction, du versement et du contrôle du RSA, dans les conditions prévues par les articles L114-19 et suivants du de la sécurité sociale et L262-40 du code de l'action sociale et des familles.

Les administrations de la justice, de la police et de la gendarmerie

  • Les magistrats, dans le cadre des dispositions des codes de procédure pénale et de procédure civile (notamment les articles 56, 57, 92 à 97 du code de procédure pénale).
  • Les juges d'instruction, les procureurs de la République et les officiers de police judiciaire de la police et de la gendarmerie nationales, agissant notamment dans le cadre d'enquêtes de flagrance, d'enquêtes préliminaires ou sur commission rogatoire (en particulier, articles 57-1, 60-1 et 2, 77-1-1 et 2, 92 à 97, 99-3 et 4 du code de procédure pénale).
  • Les bureaux d'aide juridictionnelle afin de demander la vérification des ressources en vue de l'attribution de l'aide (article 21 de la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique).

Les huissiers de justice

Ils doivent être munis d'un titre exécutoire pour obtenir l'adresse du débiteur, l'identité et l'adresse de son employeur ou de tout tiers débiteur ou dépositaire de sommes liquides ou exigibles et la composition de son patrimoine immobilier, à l'exclusion de tout autre renseignement (article L152-1 du code des procédures civiles d'exécution).

Les autres administrations bénéficiant d'un droit de communication

Les services en charge de la gestion  de l'allocation de solidarité aux personnes âgées, pour le contrôle de l'état civil des demandeurs (article R815-16 du code de la sécurité sociale).

Quelles sont les limites au droit de communication des tiers autorisés ?

Les collectivités ne peuvent bien évidemment communiquer aux autorités publiques habilitées à les demander que les données personnelles dont elles disposent dans leurs fichiers, manuels ou informatisés : elles ne sauraient, dans le simple but de satisfaire à une demande de renseignement, rechercher les données dont elles ne disposent pas ou constituer des services d'enquête à cette fin. La CNIL a ainsi rendu un avis défavorable à la constitution, par une commune, d'un fichier d'adresses destiné à permettre des enquêtes concernant des débiteurs du Trésor public. De même, les services municipaux ne peuvent pas utiliser les fichiers des centres communaux d'action sociale (CCAS), qui constituent des établissements publics distincts de la commune, pour répondre à des demandes de renseignements. La CNIL souligne également que les collectivités ne peuvent collecter à l'occasion de démarches auprès d'elles (inscription aux activités périscolaires, cantines, etc.) des données personnelles sans lien avec la finalité du fichier et permettant uniquement de répondre aux demandes éventuelles d'organismes tiers (sur l'employeur par exemple).

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