Les collectivités peuvent vouloir s’engager dans une démarche d’information individuelle des administrés quant à la procédure à suivre pour obtenir des masques de protection.
La CNIL rappelle que le législateur n’a pas créé, au bénéfice des communes, un « fichier de population » recensant de façon exhaustive et permanente les coordonnées de leurs administrés, et les autorisant à communiquer auprès de ces derniers, de façon proactive et individuelle, sur tout sujet intéressant la vie de la municipalité.
Néanmoins, les collectivités peuvent utilement recourir à certains fichiers préexistants. Leur utilisation, complétée par la fourniture d’une information générale – par voie de presse, radio, télévision locales, affichage dans la rue, les commerces et services publics de proximité, publication sur le site internet et comptes de réseaux sociaux, etc. – devrait permettre de garantir la bonne connaissance, par l’ensemble des foyers de la commune, de la procédure mise en place pour obtenir les masques.
Peuvent ainsi être utilisés :
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Le fichier de la taxe d'habitation
Le fichier de la taxe d’habitation ne peut, en principe, être utilisé pour la réalisation d’actions de communication institutionnelle sans lien direct avec la gestion de la fiscalité locale. Dans le contexte actuel de crise sanitaire, la CNIL a cependant admis la possibilité pour les collectivités de recourir à ce fichier pour la communication institutionnelle sur le sujet de la distribution des masques, ainsi que pour l’envoi de ces derniers aux différents foyers.
Pour en savoir plus sur les conditions d’utilisation de ce fichier dans ce cadre particulier, consultez la fiche dédiée à ce sujet.
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Le fichier de communication municipale
De nombreuses collectivités disposent d’un fichier de communication institutionnelle, destiné à informer les administrés des événements de la vie municipale et des services offerts, à les consulter sur des projets, à réaliser des enquêtes, à accueillir les nouveaux arrivants, etc. Ce fichier a naturellement vocation à être mobilisé pour fournir toute indication utile sur les actions menées par la collectivité pour protéger sa population dans le cadre de la gestion de la crise.
Pour en savoir plus sur les conditions d’utilisation de ce fichier, consultez la fiche sur la communication municipale.
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Les registres communaux d’information et d’alerte des populations
Les données contenues dans les dispositifs d’alerte et d’information des populations, que sont les registres nominatifs constitués dans le cadre du plan départemental d’alerte et d’urgence (données relatives aux personnes âgées et handicapées) ou du plan communal de sauvegarde, peuvent être utilisées par les personnes habilitées à en connaître pour renseigner personnellement les intéressés sur les modalités d’obtention d’un masque de protection (par ex. : possibilité d’une livraison à domicile).
Pour en savoir plus sur les conditions d’utilisation de ces données, consultez la fiche sur les registres communaux d'alerte et d’information des populations.
Le code électoral (art. L37) permettant à tout électeur, candidat, parti ou groupement politique de prendre communication et copie de la liste électorale, à condition de s'engager à ne pas en faire un usage commercial, rien ne s’oppose à ce qu’un maire exploite les données contenues dans ce fichier pour adresser aux administrés des courriers d’information sur les modalités de mise en œuvre des opérations de distribution de masques.
Pour en savoir plus sur les conditions d’utilisation de ces données, consultez la fiche sur les listes électorales.
Enfin, les communes peuvent utiliser les autres fichiers qu’elles mettent en œuvre pour donner des informations liées à la gestion de crise sanitaire en lien avec la finalité de ceux-ci (par exemple : utilisation du fichier des inscriptions scolaires pour informer sur les horaires de la cantine scolaire, etc.).
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Les communes peuvent également s’appuyer sur les fichiers de tiers, en particulier les fichiers de partenaires institutionnels
Les communes peuvent également demander à leurs partenaires institutionnels, intervenant dans le secteur sanitaire, social et médico-social (ex. : centre communal d’action sociale, maison départementale des personnes handicapées, caisses de sécurité sociale), de relayer auprès de leurs usagers l’information utile quant aux modalités qu’elles ont prévues pour la délivrance de masques.
Pour autant, sauf consentement des personnes concernées ou texte particulier le prévoyant expressément, aucune donnée d’usagers (identité, adresse, composition du foyer) ne peut être transmise directement aux communes par ces partenaires pour enrichir ou établir une « liste de diffusion ».
