Communication municipale

07 août 2012

Que ce soit pour les informer des événements de la vie municipale ou les services offerts, les consulter sur des projets, accueillir les nouveaux arrivants ou encore réaliser des enquêtes, les communes souhaitent légitimement connaître leurs administrés. À cet effet, elles peuvent être conduites à recueillir et à conserver, dans des fichiers dits « de population », des renseignements individuels sur les administrés à l’occasion de l’accomplissement de formalités administratives, de la gestion de certains services (gaz, eau, recouvrement de taxes, etc.), ou encore par le biais de questionnaires diffusés aux habitants.

Attention !
Le fichier de communication municipale constitue un lien entre la collectivité et ses administrés : il ne peut être utilisé à d’autres fins. En particulier, il ne peut être utilisé à des fins de communication politique par les élus membres de ces collectivités, pas plus qu’il ne peut être cédé à des fins commerciales.

Une collecte des données nécessairement facultative

Cette collecte de données ne peut constituer une obligation pour les administrés. En effet, le recensement exhaustif et permanent de l’ensemble des coordonnées des administrés ne repose sur aucun fondement légal (à la différence, par exemple, du registre d’état civil dont la tenue est obligatoire) et il n’existe pas en France -à l’exception des départements d’Alsace et de Moselle- d’obligation de déclarer son domicile ou son changement de domicile.

Les administrés doivent, en conséquence, être clairement informés de l’origine des données utilisées pour ce traitement, de sa finalité, du caractère facultatif de cette collecte à leur égard, de la conservation éventuelle de leurs données dans un fichier et donc de leur droit de s’opposer à y figurer sans qu’il en résulte de conséquences à leur égard, des destinataires des informations et des conditions d’exercice de leur droit d’accès, de rectification et de suppression.

Quels fichiers utiliser ?

La commune peut utiliser la liste électorale pour constituer un fichier de communication municipale, à la condition d’en informer clairement les administrés lors de leur inscription sur la liste électorale.  Ainsi,  s’ils le souhaitent, ils peuvent s’opposer à recevoir de la communication municipale.

La commune peut également choisir de collecter les informations nécessaires, mais toujours de façon facultative, en déposant des questionnaires dans les boîtes aux lettres des habitants.

La commune peut acquérir auprès des services de la Poste, un fichier des « nouveaux arrivants » constitué à partir du fichier des personnes ayant signalé leur changement d’adresse et ne s’étant pas opposées à ce que cette information soit communiquée à des tiers. Ces données ne peuvent servir qu’à communiquer avec les habitants.

Quelles informations sont nécessaires ?

Les informations susceptibles d’être conservées doivent se limiter à l’identité, à la date ou l’année de naissance et à l’adresse, ainsi que, le cas échéant, le nombre de personnes, les centres d’intérêt ou la qualité de président d’une association, par exemple.

Comment mettre à jour le fichier ?

Les données doivent bien entendu être effacées du fichier lorsque la commune a connaissance du décès de la personne ou de son départ de la commune (ex : renvoi du courrier pour NPAI, radiation de la liste électorale) ou encore lorsqu’elle a manifesté le souhait d’être retirée du fichier.
La mise à jour des fichiers peut se faire au moyen du fichier des personnes ayant déménagé définitivement, communiqué par les services de la Poste (contrat « Charade »), à l’exclusion de la communication de la nouvelle adresse.


Le cas particulier des systèmes d’alerte

Les communes ont de plus en plus recours à des systèmes automatisés d’alerte destinés à appeler les habitants, en particulier en cas de risque naturel ou industriel.

L’efficacité de ces systèmes repose sur l’adhésion volontaire du plus grand nombre à la démarche de la commune. Pour être efficace, la mise en œuvre d’un système d’alerte doit donc être précédée d’une campagne d’information qui permettra d’expliquer aux administrés l’intérêt, pour la commune comme pour eux, d’un tel système.

L’alerte des habitants pouvant se faire par d’autres vecteurs que le téléphone, cette campagne d’information doit permettre, dans tous les cas, de rappeler aux administrés que ce dispositif est facultatif. En outre, il faut les informer du service destinataire des données et de l’absence de réutilisation à d'autres fins que l'alerte.

S’agissant de la constitution des fichiers d’appel, la commission recommande que les coordonnées téléphoniques soient recueillies directement auprès des personnes concernées : cette démarche permet à la commune de disposer du bon numéro de téléphone en cas d’urgence (y compris, le cas échéant, celui des personnes inscrites en liste rouge et orange, pourvu que l’intérêt de la démarche ait été clairement expliqué) et d’informer aussi de la mise en place du dispositif informatisé d’alerte.

La commune peut constituer ces fichiers à partir de la liste des abonnés téléphoniques régulièrement acquise auprès des opérateurs concernés, c’est-à-dire expurgées des personnes inscrites en listes orange et rouge.


Comment déclarer ?

Les fichiers ayant pour seules finalités la constitution et l’exploitation d’un fichier d’adresses à des fins d’information ou de communication externe en rapport avec les activités de la collectivité, à l’exclusion de toute sollicitation commerciale, sont dispensés de déclaration en vertu de la délibération de la CNIL du 9 mai 2006 ( Dispense n°7).

Les fichiers constitués à des fins d’alerte de la population doivent faire l’objet d’une déclaration normale.


 

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