Les opérations de recrutement

27 mars 2013

Quelles sont les données qui peuvent être collectées ?

Les informations demandées sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ont pour finalité d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat.

La collecte des informations suivantes n’est pas pertinente, sauf cas particuliers justifiés par la nature très spécifique du poste à pourvoir ou par une obligation légale :

  • date d’entrée en France ;
  • date de naturalisation ;
  • modalités d’acquisition de la nationalité française ;
  • nationalité d’origine ;
  • numéros d’immatriculation ou d’affiliation aux régimes de sécurité sociale ;
  • détail de la situation militaire : sous la forme « objecteur de conscience, ajourné, réformé, motifs d’exemption ou de réformation, arme, grade » ;
  • adresse précédente ;
  • entourage familial du candidat (nom, prénom, nationalité, profession et employeur du conjoint ainsi que nom, prénom, nationalité, profession, employeur, des parents, des beaux-parents, des frères et soeurs et des enfants) ;
  • état de santé, taille, poids, vue ;
  • conditions de logement (propriétaire ou locataire) ;
  • vie associative ;
  • domiciliation bancaire, emprunts souscrits.

Enfin, il est interdit de collecter et de conserver des données personnelles qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales, les informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle des personnes. L’accord exprès exigé par la loi qui doit être recueilli par écrit ne saurait, à lui seul, justifier la collecte de telles données si ces dernières sont dépourvues de lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé. Aussi de telles informations ne peuvent-elles être collectées que, dans certains cas, lorsqu’elles sont dûment justifiées par la spécificité du poste à pourvoir.

Le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients, fournisseurs...) est permis dès lors que le candidat en a été préalablement informé.

L’information des candidats

Lors de la collecte des données, les candidats doivent être informés :

  • de l’identité du responsable du traitement (ex : cabinet de recrutement X ; service des ressources humaines de la société Y) ;
  • des finalités du traitement (ex : gestion des candidatures) ;
  • du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, (ex : le recueil d’informations sur les loisirs est facultatif) ;
  • des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
  • des personnes physiques ou morales destinataires des informations (ex : autres cabinets de recrutements) ;
  • des conditions d’exercice de leur droit d’accès et de rectification ainsi que de leur droit d’opposition (ex : indication du service auprès duquel ces droits peuvent être exercés).

La CNIL recommande que les personnes chargées du recrutement prennent toutes les dispositions nécessaires pour informer le candidat, dans un délai raisonnable :

  • des suites données à sa candidature;
  • de la durée de conservation des informations le concernant ainsi que de la possibilité d’en demander la restitution ou la destruction;
  • de toute éventuelle cession d’informations avec d’autres organismes de recrutement et de la possibilité de s’y opposer;
  • des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard.

Les résultats obtenus doivent rester confidentiels. Les méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. La Commission recommande que l’information concernant les méthodes d’aide au recrutement employées soit dispensée préalablement par écrit sous une forme individuelle ou collective.

Lorsque l’identité de l’employeur n’a pas été précisée lors de l’offre de poste, il est recommandé que l’accord du candidat soit recueilli préalablement à la transmission de son CV à cet employeur.

Dans le cas de sites de recrutements en ligne, la CNIL recommande que le candidat à l’emploi soit informé de la forme, nominative ou non, sous laquelle les informations le concernant seront éventuellement diffusées en ligne ou transmises aux employeurs.

Comment exercer ses droits ?

Tout candidat ou employé doit pouvoir obtenir sur demande et dans un délai raisonnable toutes les informations le concernant y compris les résultats des analyses et des tests (psychologiques, graphologiques...) ou évaluations professionnelles éventuellement pratiqués.

Le droit d’accès s’applique aux informations collectées directement auprès du candidat, aux informations éventuellement collectées auprès de tiers ainsi qu’aux informations issues des méthodes et techniques d’aide au recrutement.

La Commission recommande que la communication des informations contenues dans la fiche du candidat soit effectuée par écrit. La communication des résultats des tests ou évaluations peut être faite par tout moyen approprié au regard de la nature de l’outil utilisé.

En cas de contestation portant sur l’exactitude des informations, la charge de la preuve incombe au service auprès duquel est exercé le droit d’accès sauf lorsqu’il est établi que les informations contestées ont été communiquées par la personne concernée ou avec son accord.

Attention !

Les « zones commentaires » destinées à enregistrer des informations de gestion, telles des résumés d’entretien, doivent, comme toute donnée à caractère personnel enregistrée dans un traitement être pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement. La CNIL veille au respect de ces principes. Il faut avoir à l’esprit en rédigeant ces zones commentaires que la personne concernée peut y avoir accès à tout moment. Ainsi, à la suite d’un contrôle sur place effectué par une délégation de la CNIL en décembre 2006, il a été constaté que des commentaires particulièrement subjectifs, relatifs aux personnes ayant déjà été employées par une société mais qui n’ont pas donné satisfaction, figuraient dans le traitement de gestion des salariés qu’elle avait mis en œuvre. Ainsi, ont pu être relevés des commentaires tels que « trop chiante », « problèmes d’hygiène (odeurs) », « personne sans dents et qui boit ». Conformément aux articles 45 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la formation contentieuse de la CNIL a prononcé, le 11 décembre 2007, une sanction pécuniaire d’un montant de 40 000 euros à l’encontre de cette société, compte tenu de la gravité des manquements constatés

Attention

Lorsque des informations sur un candidat sont recueillies par voie de questionnaires papier ou de formulaires en ligne, ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions de façon claire et lisible

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