L’évaluation annuelle des salariés : droits et obligations des employeurs

Les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdire de collecter des informations dépourvues de lien direct et nécessaire avec l’emploi occupé par le salarié.

Dans le cadre de l’évaluation professionnelle des salariés, le référentiel relatif à la gestion des ressources humaines de la CNIL indique que peuvent ainsi être collectées :

• la date des entretiens d'évaluation ;
• l’identité de l'évaluateur ;
• les compétences professionnelles de l'employé ;
• les objectifs assignés ;
• les résultats obtenus ;
• l’appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l'emploi occupé ;
• les observations et souhaits formulés par l'employé ;
• les prévisions d'évolution de carrière.

Oui, mais elles sont à utiliser avec prudence.

Conformément au principe de minimisation des données, seules peuvent y figurer les informations adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du traitement, à savoir l’évaluation et le suivi de carrière du salarié.

Les informations y figurant doivent ainsi être objectives et l’employeur doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires trop subjectifs, outranciers voire insultants y figurent. Pour s’en assurer, il peut être prévu des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien encore des vérifications régulières de leur contenu.

Il faut toujours garder à l’esprit que les personnes concernées peuvent accéder aux informations les concernant, de même que la CNIL, notamment en cas de contrôle. La sensibilisation des personnes amenées à alimenter ces zones est donc essentielle et permet un « autocontrôle » de chacun afin de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer.

En savoir plus : zones bloc-note et commentaires : les bons réflexes pour ne pas déraper.

Oui.

Le RGPD impose au responsable de traitement d’informer les personnes concernées avant la collecte de leurs données sur les traitements de données mis en œuvre, de façon à la fois complète et compréhensible.

L’employeur devra ainsi notamment informer les salariés de la finalité du traitement, des coordonnées du délégué à la protection des données (DPO) le cas échéant, des destinataires des données, des durées de conservations, de l’existence et des conditions d’exercices de leurs droits etc.

Par ailleurs, les salariés doivent également être expressément informés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles avant leur mise en œuvre.

Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions, doivent pouvoir accéder aux données d’évaluation, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de leurs missions et fonctions.

Les supérieurs hiérarchiques peuvent accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables et les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation. En tout état de cause, ces derniers devront être soumis à une obligation de confidentialité.

Oui, même si les données d'évaluation sont parfois considérées, à tort, comme des informations non communicables aux salariés.

Le RGPD reconnaît en effet à toute personne le droit d’accéder aux données personnelles qui la concernent. Ainsi, tout salarié ou ancien salarié a le droit d’accéder aux données de son dossier professionnel.

Le salarié peut également demander à accéder aux donnés sur lesquelles l’employeur s’est fondé pour prendre une décision le concernant. Il peut s’agir, par exemple, des valeurs de classement annuel, parfois appelées « ranking », ou de potentiel de carrière, dès lors qu’elles auraient fondé une décision de promotion, une augmentation, un changement d'affectation, etc. Cette demande ne doit toutefois pas porter atteinte aux droits des tiers : par conséquent, seules les informations concernant le demandeur peuvent lui être communiquées.

En principe, les données d’évaluation ne doivent pas être conservées au-delà de la période d'emploi de la personne concernée.

Toutefois, il est possible d’archiver ces informations en base intermédiaire, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié, le temps de la prescription. Il conviendra alors de les stocker sur un support logique ou physique différent, où elles pourront être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées (par exemple, le service en charge du contentieux dans le cadre de ses fonctions).

En savoir plus :

• Les principes généraux sur les durées de conservation des données
• Les durées de conservations des données dans le cadre de la gestion des ressources humaines

Les employeurs n’ont pas à accomplir de formalités auprès de la CNIL préalablement à la mise en œuvre des processus d’évaluation des salariés. Ils doivent cependant être en mesure d’assurer et de démontrer la conformité de ces traitements au RGPD en traçant toutes les démarches entreprises.

Pour cela, les employeurs doivent notamment mettre en œuvre les mesures suivantes :

• le comité social et économique (CSE) doit être informé et consulté sur les moyens et les techniques permettant l’évaluation des salariés, préalablement à leur mise en œuvre ;
• si l’employeur a désigné un délégué à la protection des données (DPO), celui-ci doit être associé à la mise en place des traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés ;
• les différents traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur ;
• en cas de prise de décision entièrement automatisée dans le cadre du processus d’évaluation, le salarié doit disposer d’informations utiles sur la logique sous-jacente du dispositif ainsi que sur l’importance et les conséquences prévues de cette décision. Tout salarié ayant fait l’objet d’une décision entièrement automatisé peut également demander à ce qu’une personne intervienne, notamment afin d’obtenir un réexamen de sa situation, d’exprimer propre point de vue, d’obtenir une explication sur la décision prise ou de la contester ;
• une analyse d’impact devra être dans certains cas réalisée de manière à identifier et à minimiser les risques pour les droits et les intérêts des candidats, en particulier si l’employeur a recours à des méthodes d’évaluation innovantes. La CNIL devra également être consultée s’il subsiste des risques résiduels élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.