Information des personnes : la CNIL encourage l’emploi de termes plus clairs pour le grand public

Pourquoi privilégier des termes plus simples ?

Le RGPD indique que l’information donnée aux personnes doit être « concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples » (article 12).

Cela s’applique lorsque vous informez les personnes mais également lorsqu’ils exercent leurs droits.

Au-delà du respect de la réglementation, utiliser un langage plus clair vous permet de renforcer la confiance de vos clients, prospects ou administrés envers votre organisme.

Dans quels cas utiliser des termes simplifiés ?

Des termes plus simplifiés peuvent être utilisés :

• dans vos communications auprès du grand public ;
• dans vos réponses aux demandes d’accès ou d’exercice d’autres droits (par ex. : effacement, rectification, déréférencement, portabilité, etc.) ;
• pour fournir une information importante qui doit pouvoir être aisément comprise (conduite à suivre en cas de violation de données par exemple).

Dans d’autres cas, il peut être plus pertinent d’expliquer un terme technique ou de reformuler une phrase dans des termes plus clairs, par exemple entres parenthèses.

Cependant, ces termes peuvent ne pas s’appliquer dans la rédaction de certains documents : contrat, mentions légales, documents professionnels... qui peuvent avoir des conséquences juridiques.

Comment la CNIL utilise-t-elle, elle-même, ces termes simplifiés ?

Depuis 2021, la CNIL a pour objectif de rendre ses communications plus lisibles.

Elle s’efforce d’utiliser, dans certains cas, des reformulations de certains termes complexes, juridiques ou techniques. Cela peut s’appliquer dans :

• ses actualités et ses communiqués de presse ;
• ses fiches pratiques ;
• ses foires aux questions ;
• ses communications sur ses décisions de mises en demeure ou de sanction ;
• ses documents imprimés (rapports, paquettes, dépliants, affiches, guides) ;
• ses vidéos.

L’objectif est ainsi de permettre au plus grand nombre de suivre ses recommandations ou de comprendre les règles à appliquer.

En outre, elle propose des termes simplifiés qui peuvent être utilisés dans son glossaire, dès que c’est possible.

Cependant, elle n’applique pas ce principe dans certains documents, notamment les documents officiels de la CNIL (autorisations, lignes directrices, recommandations, référentiels, avis ou autres délibérations) qui peuvent entraîner des conséquences juridiques, notamment pour les organismes.

Quelques exemples de termes simplifiés

La CNIL propose quelques propositions de simplification dans le tableau ci-dessous : ce sont des recommandations dont il est possible de s’écarter. Elles contiennent des termes juridiques et techniques et des expressions archaïques, généralement peu utilisées et comprises par le grand public.