L'utilisation du téléphone au travail

27 mai 2009

La possibilité d’un usage personnel du téléphone est reconnue à condition qu’une telle utilisation demeure raisonnable et ne soit pas préjudiciable à l’employeur. Il est ainsi légitime qu’un employeur s’assure du caractère non abusif de cette utilisation. Ce contrôle doit toutefois s’opérer dans des conditions propres à garantir le respect de la vie privée et des libertés des personnels sur leur lieu de travail.

La mise en place des autocommutateurs

Les autocommutateurs sont des standards téléphoniques permettant d’orienter l’ensemble des numéros de téléphone appelants et des numéros appelés. Ces appareils permettent même l’enregistrement des numéros de téléphone sortants, de sorte que ces dispositifs sont susceptibles d’être utilisés afin d’identifier les communications téléphoniques qui relèveraient d’un usage non professionnel.

Ils peuvent également servir à la comptabilisation statistique des flux entrants et sortants au niveau de l’organisation, d’un service ou d’un poste particulier. Reliés à des logiciels "de taxation", ils peuvent permettre d’imputer et de contrôler par service ou par poste les dépenses télépho¬niques de l’organisation.

La gestion des relevés téléphoniques

Lorsque des relevés sont établis (ex : facturation détaillée des opérateurs de téléphone), les quatre derniers chiffres de ces numéros doivent être occultés.
Les supérieurs hiérarchiques ne doivent accéder aux numéros complets des relevés individuels que de façon exceptionnelle (par exemple en cas d’utilisation manifestement anormale du téléphone par un salarié).

Bien entendu, un salarié doit avoir la possibilité d’accéder aux numéros de téléphone complets composés depuis son poste téléphonique, notamment lorsqu’il lui est demandé le remboursement du coût des communications téléphoniques présumées personnelles.

La durée de conservation des données relatives à l’utilisation des services de téléphonie ne doit pas excéder un an.

Les droits spécifiques des employés protégés

Toute utilisation des informations issues de l’utilisation des services de téléphonie pour un contrôle des appels émis et reçus par les représentants du personnel et les représentants syndicaux dans le cadre de leur mandat est interdite.

Depuis un arrêt de la Cour de Cassation du 6 avril 2004, les employés investis d’un mandat électif ou syndical doivent pouvoir disposer d’un matériel excluant l’interception de leurs communications téléphoniques et l’identification de leurs correspondants (par exemple via une ligne non connectée à l’autocommutateur ou ne pouvant donner lieu à la production d’une facturation détaillée).

Comment déclarer ?

Concernant les fichiers mis en oeuvre dans le cadre de l’utilisation de service de téléphonie fixe et mobile, l’employeur a la possibilité d’effectuer une déclaration de conformité à la norme simplifiée n°47.

Si toutefois, le dispositif mis en place dépasse le cadre prévu par cette norme, l’employeur doit faire une déclaration normale ou l'inscrire dans le registre du cil, si l'organisme a désigné un correspondant informatique et libertés.

Document reference

Pour en savoir plus

Consultez les fiches pratiques Travail et données personnelles