L’accès à son dossier professionnel

02 mai 2016

Par principe, tout employé, ancien employé justifiant de son identité a le droit d’accéder à son dossier professionnel en s’adressant au service chargé de la gestion des ressources humaines.

Un droit d’accès à quelles données ?

Un employé ou ancien employé peut obtenir communication de l’ensemble des données le concernant, qu’elles soient conservées sur support informatique ou sur un support papier.

Par exemple, il a le droit d’accéder aux données relatives à :

  • son recrutement;
  • son historique de carrière;
  • sa rémunération;
  • l’évaluation de ses compétences professionnelles (entretiens annuels d’évaluation, notation);
  • son dossier disciplinaire.
  • tout élément ayant servi à prendre une décision à son égard (comme par exemple, une promotion, une augmentation, un changement d'affectation). Il peut s’agir notamment des valeurs de classement annuel, parfois appelées "ranking", ou de potentiel de carrière.

Les limites au droit d’accès

Un employé, ancien employé n’a pas le droit d’accéder :

  • aux données concernant la situation personnelle d’un tiers;
  • aux valeurs de classement annuel ou de potentiel de carrière prévisionnelles qui n’ont pas été utilisées pour prendre une décision le concernant

L’employeur a le droit de s’opposer aux demandes manifestement abusives. En cas de contestation, il doit démontrer le caractère abusif de la demande.

Concrètement, comment l’exercer ?

Le droit d’accès s’exerce :

  • soit sur place,
  • soit par écrit, avec un justificatif d’identité.

La CNIL propose des modèles de courriers pour vous aider à formuler votre demande

L’employeur doit répondre immédiatement si la demande est effectuée sur place, ou dans un délai maximal de 2 mois si la demande est écrite (ou s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place).

Son éventuel refus doit être écrit, motivé et doit mentionner les voies et délais de recours.

Si la demande est imprécise ou ne comporte pas tous les éléments permettant de la traiter, l’employeur invite, avant l’expiration du délai de 2 mois, le demandeur à les lui fournir.

Une copie des données est délivrée à l’employé à sa demande. Le simple coût de la copie peut éventuellement lui être réclamé.

Les codes, sigles et abréviations figurant dans les documents communiqués doivent être expliqués, si nécessaire à l’aide d’un lexique.

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