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La finalité d'un fichier, c'est quoi ?

La finalité c'est le but poursuivi par le fichier créé : à quoi va t-il servir ?
Exemples : gestion du recrutement, gestion de la clientèle, enquête de satisfaction, protection des biens et des personnes, etc.

Lorsque vous inscrivez votre fichier dans votre registre, indiquez obligatoirement sa finalité : c'est cette finalité déclarée que vous aurez à respecter tout au long de la construction et de l'utilisation de votre fichier.

• La finalité doit être déterminée, légitime et explicite : il faut définir un but à votre fichier, ce but doit correspondre à votre activité professionnelle ou associative et il doit être clair et compréhensible ;
• La finalité doit être respectée : vous ne pouvez pas utiliser votre fichier pour un autre but que celui qui a été fixé. Ainsi, un fichier de recrutement ne peut pas être utilisé pour proposer des offres commerciales aux candidats à un emploi dans votre société ;
• La finalité permet ensuite de déterminer la pertinence des données personnelles que vous recueillez. Par exemple, il n'est pas pertinent de demander le numéro de sécurité sociale d'un client achetant un meuble dans un magasin ;
• La finalité permet enfin de fixer la durée de conservation des données dans le fichier: en fonction du but poursuivi, les informations enregistrées dans le fichier devront être conservées plus ou moins longtemps. Par exemple, lorsqu'un adhérent quitte une association, ses données doivent être supprimées.

Attention : le détournement de finalité est une infraction pénale !