Tourisme : les fiches hôtels sont dispensées de déclaration

06 juillet 2016

Les clients étrangers des hôtels, villages de vacances ou locations meublées de tourisme doivent remplir une fiche individuelle de police. Les exploitants de ces logements qui respectent le cadre défini par la dispense n°20 pour la tenue de ces fiches sont dispensés de déclarer leurs traitements.

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L’établissement de fiches individuelles de police relatives aux étrangers séjournant en France, issu d’une pratique ancienne, constitue une obligation aux termes de la Convention de Schengen et du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile. Le cadre juridique encadrant cette pratique a été modernisé et simplifié en 2015.

Tout professionnel ou particulier louant un bien meublé à des fins touristiques doit faire remplir et signer une fiche individuelle de police à tout étranger qui séjourne dans son établissement. Cela concerne :

  • les professionnels du tourisme, tels que par exemple les hôteliers, les exploitants de villages et de maisons familiales de vacances ou les exploitants de terrains de camping ;
  • les non professionnels, et notamment les particuliers, qui louent par exemple leur bien meublé par l’intermédiaire de plateformes communautaires de location de logements privés ou qui mettent à la disposition des touristes des chambres d’hôtes.

Les textes applicables à ces fiches déterminent précisément :

  • les finalités de ces fiches : c’est uniquement aux fins de prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes que ces fiches sont remplies ;
  • les personnes qui doivent remplir ces fiches : il s’agit de toutes les personnes qui n'ont pas la nationalité française, majeures et mineures, qu'elles soient ou non ressortissantes d'États membres de l'Union européenne, y compris celles résidant habituellement en France ;  les enfants âgés de moins de 15 ans peuvent toutefois figurer sur la liste d’un adulte qui les accompagne ;
  • les données qui doivent être fournies par la personne : elles sont énumérées par l’arrêté du 1er octobre 2015 ;
  • la durée pendant laquelle ces fiches doivent être conservées : les fiches sont conservées pendant une durée de six mois ;
  • les personnes qui peuvent prendre connaissance de telles informations : les fiches ne peuvent être demandées que par les services de police ou de gendarmerie. Elles ne seront pas transmises systématiquement à ces services : en cas de besoin dans le cadre de la prévention des troubles à l'ordre public, d'enquêtes judiciaires et de recherche dans l'intérêt des personnes, ils pourront les demander aux exploitants d’hébergement. Cette transmission peut intervenir en main propre ou par voie dématérialisée (remise d’une clé USB, envoi d’un courriel, etc.).

Les professionnels du tourisme, ainsi que les particuliers louant un bien meublé devront ainsi faire remplir et conserver ces fiches, sous format électronique ou sous format papier, par exemple dans un classeur. Cela implique nécessairement la mise en œuvre de traitement de données soumis à la loi Informatique et Libertés.

Dans la mesure où les textes déterminent avec précision les caractéristiques de ces fiches, la CNIL a jugé utile de ne pas imposer des formalités supplémentaires aux personnes louant un bien à des fins touristiques. Elle a donc souhaité simplifié les procédures en choisissant de dispenser de déclaration ces traitements.

Pour bénéficier de cette dispense de déclaration, les traitements de données mis en œuvre doivent scrupuleusement respecter l'ensemble des conditions posées par les textes légaux et la dispense, notamment concernant les droits des personnes.
Les exploitants pourront par exemple :

  • présenter un document explicatif au moment où l’étranger remplit la fiche,
  • insérer une mention explicative sur le site internet de l’hôtel
  • ou délivrer l’information requise par affichage dans le lieu d’hébergement.

Il est possible de retranscrire sur la fiche les indications fournies lors de la réservation par le client, celui-ci n’ayant alors plus qu’à apposer sa signature. Dans ce cas, les données extraites du fichier client doivent être strictement limitées à ce que prévoit l’arrêté du 1er octobre 2015. Les fiches doivent en outre être détruites à l’expiration du délai de 6 mois.

Enfin, les exploitants d’hébergements touristiques, qu’ils soient professionnels ou particuliers, ont une obligation de garantir la sécurité et la confidentialité de ces fiches.

En tout état de cause, cette dispense n'exonère pas les exploitants d’hébergements touristiques de leurs responsabilités au regard de la loi Informatique et Libertés.

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