Préparer la désignation d'un CIL pour mon organisme


Avant la désignation officielle, que doit faire un organisme pour organiser au mieux la prise de fonction du futur Correspondant Informatique et Libertés (CIL) ?

Pré-inventaire

  •  Faire réaliser une cartographie et un état des lieux des traitements de données, même macroscopique, mis en œuvre par l’organisme (sur la base d’une liste « article 31 ») :
    • description,
    • objectifs,
    • origine et sensibilité des données traitées,
    • estimation du nombre de personnes concernées,
    • existence ou non de sous-traitance,
    • transmission des données à des destinataires,
    • transfert hors UE, historique des bilans et contrôles….
  • Évaluer la charge de travail du futur CIL sur la base de cet inventaire qui révélera l’ampleur des directions, fonctions, processus et métiers impactés.

Choisir votre CIL

  • S’assurer de l’intérêt de la personne pressentie et de ses qualifications dans le domaine de la conformité Informatique et Libertés.

Consulter le guide du CIL

Acter

  • Faire acter/valider la désignation du CIL par un organe exécutif de l’organisation.
  • Formaliser dans un document spécifique les missions confiées au CIL (lettre de mission, avenant au contrat…).
  • Informer l'instance représentative du personnel compétente  (préparer le courrier, planifier la date de remise dudit courrier…).
  • Prévoir, si nécessaire, un budget spécifique (formations du CIL et de son éventuel réseau de relais, déplacements à prévoir, création de supports de communication interne…).
  • Faire signer au CIL, si besoin, un engagement de confidentialité spécifiquement lié à sa mission (accès à informations confidentielles ou ne relevant pas de son périmètre habituel).
  • Permettre au CIL d’accéder dans l’organisme à toutes informations utiles à ses missions et de bénéficier du nécessaire support de tous ses futurs interlocuteurs (ex : par envoi d’un courriel à toutes les directions).

Sensibiliser régulièrement

  • Informer l’exécutif des missions essentielles du CIL et de son indépendance organisationnelle afin que sa mission soit soutenue et comprise au plus haut niveau.
  • Faire intervenir le CIL avant ou après sa désignation officielle dans une instance de type comité de direction générale afin qu’il présente son rôle et la mission qui lui ont été confiés.
  • Informer la hiérarchie actuelle du futur CIL de l’éventuelle nécessité d’alléger sa charge de travail liée à ses autres missions, si besoin (fonction à temps partiel). Cela est d’autant plus important pendant les deux premières années d’exercice qui sont particulièrement importantes.
  • Mettre en place un plan de communication interne pour informer l’ensemble des employés du rôle du CIL, de son statut et de ses missions.

Cas particuliers

Grands groupes : anticiper la désignation et la mise en œuvre du plan de communication avec les dirigeants des filiales. Réaliser absolument l’état des lieux des traitements avant la désignation.

Secteur public : étudier la mutualisation possible du CIL avec les organismes satellites dépendant de la collectivité d’origine et dont le Président, le Maire ou autres élus peuvent être aussi responsable de traitement.

Remplacement d’un CIL : organiser la passation de dossiers.

Texte reference

Formulaire de désignation

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