Organiser sa désignation en tant que CIL

22 décembre 2015

Quelles actions le futur CIL peut-il mettre en œuvre en amont pour préparer au mieux sa prise de fonction ?

S’informer

  • Consulter la documentation en ligne et télécharger le Guide du CIL pour s’informer sur le rôle du CIL.
  • Distinguer les différentes actions à faire selon qu’il s’agit de la première nomination d’un CIL au sein de l’organisme ou d’un remplacement.
  • Prendre connaissance du pré-inventaire (voir la fiche préparer sa désignation) et évaluer le différentiel entre la liste des traitements déclarés et ce qui a été effectivement mis en œuvre par l’organisme.
  • Étudier les dossiers en cours et consulter le bilan Informatique et liberté de l’année passée en cas de remplacement.
  • Identifier les moyens nécessaires à l’activité (temps disponible, moyens humains, budget déplacement, espaces partagés de stockage, outil de cartographie de traitements, support pour le registre...).

Échanger avec le responsable de traitement

  • Rédiger une note à destination du responsable de traitement présentant notamment la procédure de désignation, les missions du CIL, les formations nécessaires, le budget prévisionnel, les modalités de fin de mission.
  • Organiser une réunion avec le responsable de traitement pour échanger sur les conditions d’exercice de ses missions (outils et moyens mis à disposition), la mise en place d’un réseau de relais Informatique et Libertés.
  • Définir les modalités de travail notamment en ce qui concerne les relations entre le CIL et le responsable de traitement (interlocuteurs relais identifiés par le responsable de traitement, fréquence de réunions, circuit de communication, etc.).
  • Planifier l’organisation de la procédure de désignation et la répartition des rôles (qui remplit le formulaire, qui l’envoie…).

Identifier ses futurs relais internes

  • Envisager l’opportunité ou pas (selon la taille de l’entreprise) de mettre en place un réseau de « relais » interlocuteurs privilégiés du CIL et formés par ce dernier.
  • Mettre en place un réseau de personnes «relais» Informatique et Libertés qui seront formés par le CIL.
  • Déterminer les interlocuteurs internes et les directions qui pourront aider le CIL dans sa démarche (le secrétaire général pour la lettre de mission, la direction des ressources humaines (DRH) pour organiser la présentation aux instances représentatives du personnel (IRP), etc.).
  • Rencontrer les principaux représentants des directions et/ou les responsables des fonctions métiers et supports de l’organisme.
Texte reference

Formulaire de désignation

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