Assistant(e) des Secrétaires généraux (H/F)


Le secrétariat général de la Commission recrute l'Assistant(e) du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint. Ce(tte) Assistant(e) travaillera en coordination étroite avec l'Assistante de la Présidente et exercera principalement des fonctions de secrétariat particulier.

Date de publication de l'offre: 
Vendredi, 10 janvier, 2020

Rattaché(e) au Secrétaire général et au Secrétaire général adjoint, l’Assistant(e) exerce principalement des fonctions de secrétariat particulier. Il/elle participe en outre à des missions d’ordre institutionnel liées à l’activité du collège de la CNIL. Sur ces deux pôles d’activité, l’Assistant(e) du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint forme une équipe avec l’Assistant(e) de la Présidente, avec qui il/elle travaille en coordination étroite afin d’assurer une continuité de service et une permanence horaire.

 

Activités principales :

Sous la responsabilité des Secrétaires généraux et en étroite collaboration avec l’Assistante de la Présidente, cette personne sera notamment chargée des activités suivantes :

  • Gérer l’agenda des Secrétaires généraux (prise de rendez-vous, organisation de réunions, etc.) ;
  • Assurer la réception et le filtrage des appels téléphoniques ;
  • Préparer les dossiers des Secrétaires généraux, en vue de leurs réunions, interventions et productions écrites, en veillant au respect des délais de remise de notes, en lien avec les services de la CNIL ;
  • Elaborer des documents (courriers, notes, dossiers), rédiger des comptes rendus ou relevés de conclusions de réunions ;
  • Organiser et suivre les déplacements ;
  • Accueillir les personnalités extérieures et les visiteurs ;
  • Suivre les parapheurs en interface avec les directions, en priorisant ;
  • Tenir des bases de données, tableaux de suivi ou tableaux de bord, fiches de contacts et statistiques ;
  • Classer l’information (documents papier et documents électroniques) dans le respect des procédures établies ;
  • Assurer la continuité du secrétariat particulier de la Présidente (gestion de l’agenda, traitement des appels, etc.) ;
  • Participer à la préparation des séances de la Commission et au suivi de l’activité des membres du collège de la CNIL.

 

Compétences et qualités requises :

  • Formation Bac +2 d’assistant(e) de direction ;
  • Une expérience préalable d’assistant(e) de direction de haut niveau sera vivement appréciée ;
  • Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif ;
  • Appétence pour les enjeux liés à la protection des données personnelles ;
  • Techniques de prise de notes ;
  • Maîtrise du pack office (Outlook, Word, Excel, etc.) ;
  • Une connaissance pratique de l’anglais est nécessaire ;
  • Savoir filtrer les informations ;
  • Savoir gérer les priorités ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles ;
  • Sens de la communication ;
  • Sens relationnel et capacité à travailler en équipe ;
  • Rigueur, réactivité et sens de l’organisation ;
  • Grande discrétion et sens de la confidentialité.

 

Statut et candidature :

Agent contractuel de l’Etat en CDI. Les agents publics sont soumis aux dispositions réglementaires en matière de déontologie.

Le poste peut être pourvu par détachement sur contrat (CDD) ou mise à disposition d’un fonctionnaire titulaire d’une des fonctions publiques.

Rémunération selon profil et expérience.

Les candidats souhaitant faire acte de candidature pour ce poste sont invités à adresser un CV et une lettre de motivation au service ressources humaines, sous la référence ASGA à rh@cnil.fr

Date limite de candidature : 
Vendredi, 31 janvier, 2020

Type de contrat