L'avis de la CNIL sur les espaces numériques de travail (ENT) dans le système éducatif

La CNIL a été saisie par le Ministère de l'éducation nationale d'une demande d'avis sur la mise en place au sein des établissements scolaires et universitaires d'espaces numériques de travail (ENT). Considérés comme des téléservices de l'administration électronique, les ENT, parfois aussi appelés «cartable électronique», «cartable numérique» ou «bureau virtuel» sont des sites web portail permettant aux élèves et à leurs parents, aux étudiants, aux enseignants, aux personnels administratifs et plus généralement à tous les membres de la communauté éducative, d'accéder, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques (accès à des contenus à vocation pédagogique et éducative, diffusion d'informations administratives ou relatives à la vie scolaire et au fonctionnement de l'établissement).

Un ENT permet, par exemple, à un élève d'avoir accès via internet à son cahier de textes, à ses notes et à ses bulletins trimestriels. Un élève peut se connecter à son ENT de son domicile dès lors qu'il dispose d'un micro-ordinateur équipé d'un navigateur internet et d'une connexion à internet ou à partir des points d'accès à internet disponibles dans chaque établissement. L'implémentation d'un ENT au sein d'un établissement scolaire ou universitaire n'est pas obligatoire puisqu'elle est décidée, de façon autonome, par tout responsable d'établissement qui le souhaite. Dès lors, chaque chef d'établissement est considéré comme responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre d'un ENT et doit les déclarer auprès de la CNIL. Afin de leur simplifier cette démarche, un acte réglementaire unique, en l'espèce un arrêté, a été adopté par le Ministère de l'éducation nationale. Chaque responsable d'établissement devra adresser à la CNIL un engagement de conformité<//link> s'il a fait le choix de créer un ENT qui rentre dans le cadre fixé par le ministère. Cette déclaration l'engagera à respecter les dispositions prévues dans l'arrêté et notamment les finalités, les droits des personnes et les mesures de sécurité nécessaires à la protection de données à caractère personnel. Lors de l'examen de ce dossier, la CNIL a tout particulièrement porté son attention sur les mesures prises pour assurer la sécurité du dispositif. Celles-ci doivent notamment garantir que chaque titulaire d'un compte ENT ne puisse accéder qu'aux seules informations le concernant (exemple : un parent d'élève ne peut avoir accès qu'aux seules informations relatives à la vie scolaire de son enfant telles les notes, les absences, le cahier de textes de la classe).

A cet égard, la CNIL a appelé l'attention des responsables d'établissement sur la nécessité de sensibiliser les utilisateurs des ENT aux mesures élémentaires de sécurité telles que la non-divulgation de leur identifiant de connexion à leur compte ENT. Par ailleurs, s'agissant de l'information des personnes, la CNIL a, dans son avis, rappelé l'obligation faite à chaque responsable d'établissement d'informer les utilisateurs des ENT sur leurs droits au regard de la loi informatique et libertés. Cette information doit être prévue sur la page d'accueil du portail ENT et lors de la phase de création d'un compte ENT.