Autorisation unique AU-006


Exercice des activités notariales

Suite à l’entrée en application du RGPD, la plupart des autorisations uniques adoptées par la CNIL n’ont plus de valeur juridique à compter du 25 mai 2018. Dans l’attente de la production de référentiels RGPD, la CNIL a décidé de les maintenir accessibles afin de permettre aux responsables de traitement d’orienter leurs premières actions de mise en conformité.


L’autorisation unique n°AU-006 concerne les traitements mis en œuvre par les offices notariaux qui permettent de produire à partir des fichiers de leurs clients des actes authentiques, de créer des courriers et des documents divers, d’intégrer des informations en provenance d’autres traitements ou de communiquer des données vers d’autres applications internes ou externes. En particulier, le traitement télé@ctes vise à la dématérialisation des échanges entre le notariat et le service de la publicité foncière. Sont également visés dans cette autorisation l’envoi dématérialisé des actes de l’état civil, dans le cadre du traitement de gestion de l’état civil des communes et du ministère des affaires étrangères ainsi que les échanges d’informations ou de documents avec les organismes bancaires dans le cadre de l’application Mécanotaires.

Cette autorisation a enfin été adaptée afin de prendre en compte les nouvelles missions dévolues aux notaires (mission de tiers de confiance, enregistrement des PACS conclus en la forme authentique, dématérialisation de la procédure d’instruction des déclarations d’intention d’aliéner, fourniture d’informations à des organismes liés à l’office notarial pour l’évaluation des biens immobiliers), aussi bien s’agissant des finalités, des données collectées, des destinataires que des durées de conservation.

Les données enregistrées sont énumérées par l’autorisation unique. Les personnels habilités à accéder directement aux informations contenues dans le traitement de données à caractère personnel sont le notaire et les collaborateurs de l’office.

L’autorisation prévoit que les données peuvent également être communiquées à d’autres personnels, dans le cadre de l’exercice de leurs missions.

Les durées de conservation des données sont définies par l’autorisation unique, qui recommande par ailleurs des mesures de sécurité particulières afin de garantir la confidentialité des données. Les personnes sont informées, lors du recueil des données, des droits d’accès, de rectification ou d’opposition qui leur sont reconnus par la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Texte officiel

Délibération n° 2014-016 du 23 janvier 2014 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux

Responsables de traitement concernés


Objectif(s) poursuivi(s) par le traitement (finalités)


Données personnelles concernées


Durée de conservation des données


Destinataires des données


Information des personnes et respect des droits « informatique et libertés »


Sécurité et confidentialité

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