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Les chefs d'établissements utilisent de plus en plus des logiciels privés, tels que PRONOTE, OMT ou SACOCHE, pour la gestion de la vie scolaire (bulletin de note, suivi des absences, etc).

Ils doivent réaliser des formalités préalables auprès de la CNIL. Elles sont obligatoires pour assurer la légalité, donc la sécurité juridique des dispositifs mis en œuvre. Elles peuvent être effectuées gratuitement et directement en ligne.

Différentes formalités peuvent s'appliquer

Ces formalités dépendent des fonctionnalités utilisées au sein de l'établissement :

• Utilisation des fonctionnalités des transmissions de données (export) vers un traitement du ministère de l'Éducation nationale : Livret personnel de compétences (LPC), Diplôme national du Brevet (DNB), etc ;
• Utilisation d'un téléservice : données accessibles sur un portail internet via un login /mot de passe aux élèves et/ou à leurs responsables légaux ;
• Utilisation d'un Espace numérique de travail (ENT) : site web "portail" pouvant être mis en œuvre dans des établissements scolaires et permettant aux membres de la communauté scolaire (élèves, familles, etc.) d'accéder, via un identifiant et un mot de passe, à des services pédagogiques et relatifs à la vie scolaire.