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Questions-réponses sur le Téléservice-absences

17 février 2012

En janvier 2012, le ministère de l'Education Nationale, de la Jeunesse et de la Vie Associative (MENJVA) a créé un téléservice dit "Téléservice-absences". Il permet la consultation des absences des élèves des établissements publics du second degré. S'ils le souhaitent, les élèves et leurs parents pourront utiliser ce téléservice afin de consulter à distance les absences qui ont été justifiées auprès de l'établissement.

À quoi sert Téléservice-absences ?

Téléservice-absences est un nouveau module de consultation à distance de l'application de gestion administrative des absences appelé "SCONET Absences". Il a été créé pour répondre à une demande expresse des utilisateurs de cette application, tels que les Conseillers principaux d'éducation (CPE) et les chefs d'établissements.

Il recense le nombre de demi-journées d'absences justifiées par un motif légitime, à savoir : la maladie de l'élève, la maladie transmissible ou contagieuse d'un membre de la famille, la réunion solennelle de famille, l'empêchement résultant de la difficulté accidentelle des communications, l'absence temporaire des personnes responsables lorsque les élèves les suivent (article L.131-8 du code de l'éducation).

Qu'est-ce que le Téléservice-absences ne permet pas ?

Téléservice-absences n'enregistre aucune information sur des absences non justifiées ou dont le motif est considéré comme "non légitime".

Il ne permettra pas non plus de recenser les retards ou les retenues de l'élève.

Il ne remplacera aucune des modalités usuelles et réglementaires de suivi des absences des élèves et ne se substituera pas aux courriers postaux, aux courriels, aux SMS et aux appels téléphoniques traditionnellement utilisés par les établissements pour informer les parents, le jour même, de l'absence de l'élève.

Comment fonctionne ce téléservice ?

Lorsqu'un enseignant constate une absence, il en informe le Conseiller pédagogique et d'éducation (CPE), qui saisit une fiche de renseignements de l'élève issue de SCONET. Le CPE contacte ensuite la famille concernée par courrier, par courriel ou par SMS. La famille concernée justifie l'absence signalée.

L'absence justifiée est enregistrée dans SCONET Absences. Dans l'hypothèse où l'établissement concerné a choisi de mettre à disposition le Téléservice-absences, celle-ci fait l'objet d'une comptabilisation accessible en ligne par les élèves et leurs responsables légaux.

Le compte de l'élève sera créé par l'élève lui-même, à partir du code d'activation transmis lors d'une réunion d'information organisée sous la responsabilité d'un enseignant ou d'une personne de l'équipe éducative de l'établissement.

Le compte des responsables légaux sera créé conformément à la procédure suivante :

  • un code d'activation sera adressé au représentant légal de l'élève par courrier ou par courriel, afin de lui permettre de se connecter au téléservice ;
  • le représentant légal pourra librement choisir d'activer ce service ou non ;
  • dans le cas d'une absence d'utilisation du code d'activation transmis, pendant un délai de 3 mois, ce code d'activation sera détruit ;
  • dans le cas d'une activation du compte, le représentant légal créera un compte personnel en définissant un mot de passe personnel associé à ce compte ;
  • les données relatives aux absences seront rendues accessibles à distance via ce téléservice.

Le refus des parents de recourir au Téléservice-absences pourra être recueilli par courrier ou par courriel. Ce refus concernera tous les enfants dont il a la responsabilité.

Lorsque l'élève quittera l'établissement, la fermeture du compte sera effectuée soit en fin d'année scolaire soit après réception d'une demande expresse des responsables légaux de l'enfant en ce sens (par courrier ou par courriel).

Quelles seront les informations traitées dans le cadre de ce téléservice ?

  • Les informations enregistrées et mises à disposition sont :
  • L'identité de l'élève (nom, prénom, classe)
  • Le nombre de demi-journées où une absence "légitime" a été constatée et a classée par le conseiller pédagogique de l'établissement,
  • L'identifiant et mot de passe choisis par l'élève pour accéder au téléservice ;
  • L'identité des responsables légaux (nom, prénom, identifiant et mot de passe choisis par le responsable légal permettant l'accès au téléservice).
  • Le nombre d'absences de l'élève .

Quelles informations ne seront pas traitées ?

  • Le numéro d'identification académique des élèves du 2nd degré (n°INE-BEA) ;
  • Le motif, l'heure, le cours et la date précise de l'absence.

Les directeurs d'écoles ont-ils la possibilité de refuser ce téléservice ?

Ce téléservice est entièrement facultatif. Il est mis à disposition des chefs d'établissement par le Ministère.

Les parents d'élèves ont-ils la possibilité de refuser ce téléservice ?

Les parents d'élèves ont toute liberté de ne pas activer leur compte.

Quel avis la CNIL a-t-elle rendu sur ce téléservice ?

Par délibération n°2011-398 du 8 décembre 2011, la CNIL a rendu un avis sur le projet d'arrêté relatif à la mise à disposition des chefs d'établissements du Téléservice-absences

Dans cet avis, elle relève que :

  • ce téléservice est entièrement facultatif ;
  • ce dispositif ne répond pas à un objectif de lutte contre l'absentéisme scolaire, tel que défini par la loi n°2010-1127 du 28 septembre 2010, car il ne vise pas la gestion de la procédure de sanction prévue par cette loi en cas d'absences dites "illégitimes" ou "irrégulières" ;
  • les droits des personnes au regard des articles 32, 39 et 40 de la loi informatique et libertés modifiée seront portés à la connaissance des responsables légaux lors de l'inscription dans l'établissement concerné, et au moyen de mentions légales sur les formulaires de collecte des données et les courriers personnalisés adressés aux responsables légaux pour leur communiquer les codes d'activation de leurs comptes ;
  • la durée de conservation des données traitées est proportionnée à l'objectif du traitement, celles-ci étant conservées durant l'année scolaire en cours ;
  • aucune création de compte de l'élève n'aura lieu avant le recueil du consentement des parents d'élèves,
  • les mesures de sécurité ont été vérifiées ; La CNIL a pris acte que le Ministère de l'Éducation nationale, de la Jeunesse et de la Vie associative (MENJVA) a engagé la mise en conformité aux exigences du Référentiel Général de Sécurité et réalisera avant le lancement du service une homologation de sécurité.
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