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Les procédures et les outils utilisés par l'Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN) obtiennent un avis de conformité à la loi Informatique et Libertés

12 décembre 2011

La loi Informatique et Libertés prévoit que la CNIL peut donner un avis sur la conformité de procédures garantissant une meilleure protection de la vie privée et des données des personnes. Pour la première fois, la CNIL a fait usage de cette possibilité le 18 octobre 2011. La Commission s'est ainsi prononcée sur l'ensemble des procédures et des outils utilisés par l'Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN) au titre de ses fonctions de correspondant informatique et libertés pour les notaires.

L'Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN) exerce depuis 2006 la fonction de correspondant informatique et libertés (CIL) de manière mutualisée pour un grand nombre d'études de notaires.

Elle a saisi la CNIL pour qu'elle reconnaisse, par un avis, la conformité à la loi Informatique et Libertés de procédures "tendant à la protection des personnes à l'égard du traitement de données à caractère personnel" (article 11-3-a de la loi informatique et libertés).

Dans ce cadre, la Commission a adopté une délibération le 18 octobre 2011 dans laquelle elle reconnaît conforme aux dispositions de la loi les procédures et les outils utilisés par l'ADSN. Cette délibération relative à la conformité de procédures est une première.

Cette décision fait suite à une étude approfondie de l'organisation mise en place par l'ADSN. Le CIL des notaires a ainsi communiqué à la CNIL l'ensemble des documents utilisés dans le cadre de son activité et, notamment, ceux permettant de connaître et comprendre les différentes étapes du processus de mise en conformité du notariat : modèles de courriers, notes internes, tableaux d'audit... Une délégation de la Commission s'est également déplacée afin d'assister à des audits menés par l'ADSN dans des études de notaire.

Dans le cadre de cette étude approfondie, la CNIL a étudié l'ensemble des missions du CIL, et plus particulièrement :

  • le recensement des traitements mis en œuvre par les études de notaires ;
  • l'envoi de recommandations aux notaires;
  • l'instruction des demandes et les réclamations des personnes concernées par les traitements ;
  • l'information des notaires sur les manquements constatés à la loi Informatique et Libertés ;
  • la rédaction d'un bilan annuel de ses activités par l'ADSN.

Cet avis de conformité contribue à la reconnaissance de la professionnalisation de la fonction de CIL. Il témoigne également de l'engagement du CSN pour la protection des données à caractère personnel et s'inscrit naturellement dans le prolongement du partenariat que la CNIL a engagé avec cet organisme en septembre 2010.

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