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La CNIL dispense de déclaration les fichiers de membres et donateurs d'associations

21 mai 2006

La CNIL poursuit son programme d’allégement des procédures déclaratives en décidant de dispenser de déclaration les fichiers de membres et de donateurs d’associations. Elle simplifie les démarches des déclarants tout en leur rappelant les règles à respecter dans le cadre de la loi informatique et libertés.

Jusqu'à présent, les fichiers de membres d'associations devaient être déclarés auprès de la CNIL sous une forme simplifiée en référence à la norme 23. Lors de sa séance du 9 mai 2006, la CNIL a décidé de simplifier davantage les procédures en choisissant de dispenser de déclaration les fichiers de membres d'associations. La loi informatique et libertés lui permet, en effet, de dispenser de déclaration certains traitements qui ne sont pas susceptibles, dans le cadre de leur utilisation régulière, de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés des personnes. Ainsi, les fichiers mis en Å“uvre dans le respect des conditions posées par la CNIL ne nécessitent plus de dépôt préalable d'une déclaration auprès d'elle. La procédure simplifiée est supprimée (abrogation de la norme 23) et remplacée par une dispense qui reprend en l'élargissant le contenu de la norme simplifiée 23, afin notamment de prendre en compte l'utilisation d'internet. 

Fichiers et traitements concernés

  • La tenue de fichiers de donateurs bénéficie de la dispense de déclaration.
  • La diffusion sur internet de l'annuaire des membres de l'association est également concernée.  Toutefois les membres doivent être préalablement informés de la diffusion de leurs données sur internet et doivent être mis en mesure de s'y opposer par un moyen simple tel qu'une case à cocher.
  • Les sites web d'associations sont également visés dans la dispense : ainsi les fichiers  relatifs aux membres ou aux donateurs créés à partir d'un site web n'ont pas à être déclarés à la CNIL.
  • L'utilisation à des fins de prospection d'un fichier des membres et des donateurs, à l'exclusion d'opérations de prospection politique, n'a pas à être déclarée à la CNIL. Cette pratique n'est pas interdite à la condition que les droits des personnes soient respectés : information préalable et selon les vecteurs de prospection utilisés, droit d'opposition ou recueil du consentement préalable (prospection commerciale par voie électronique).

Fichiers non concernés par la dispense

Les fichiers qui n'entrent pas le cadre fixé par cette décision de dispense restent soumis à une déclaration préalable auprès de la CNIL. Tel est par exemple le cas des fichiers comportant des données relatives aux difficultés sociales ou économiques des personnes ou le numéro de sécurité sociale. Il est rappelé que la décision de dispense adoptée par la CNIL ne s'applique pas aux fichiers des membres et correspondants des églises ou groupements à caractère religieux, philosophique, politique ou syndical, églises qui étaient déjà, selon l'article 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004, dispensé de toute formalité déclarative préalable auprès de la CNIL.

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