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Les alertes professionnelles en questions

14 mars 2011

Une "alerte professionnelle" (ou "whistleblowing") est un dispositif (numéro de téléphone, adresse électronique particulière, formulaire en ligne) permettant aux salariés d'une entreprise de signaler des problèmes d'ordre comptable ou financier, de corruption ou de droit de la concurrence. Ces dispositifs s'inscrivent dans un cadre précis et restreint. Ils sont soumis à l'autorisation préalable de la CNIL. Afin de simplifier les démarches administratives des entreprises, la CNIL a adopté une autorisation unique qui permet aux entreprises de réaliser une déclaration simplifiée si elles se conforment au cadre prévu par la CNIL.

Qu’est-ce qu’une alerte professionnelle ?

Une "alerte professionnelle" (ou "whistleblowing") est un dispositif mis à la disposition des salariés. Il peut s'agir par exemple un numéro de téléphone "ligne éthique" ou une adresse électronique particulière. Ce dispositif leur permet de signaler des problèmes pouvant sérieusement affecter l’activité d’une entreprise ou engager gravement sa responsabilité.
Les alertes recueillies sont ensuite vérifiées, dans un cadre confidentiel, et permettent à l’employeur de décider, en connaissance de cause, des mesures correctives à prendre.

Ce dispositif est-il obligatoire ?

Compte tenu de la multiplicité des voies d'alertes déjà disponibles dans les entreprises (voie hiérarchique, commissaires aux comptes, fonctions de l'audit ou de la conformité interne, représentants du personnel, inspection du travail, etc.), le dispositif d’alerte professionnelle ne peut être que facultatif. Un salarié ne peut pas être sanctionné s’il ne souhaite pas l’utiliser.

Quels types de problèmes peut-on signaler ?

Le champ d’application du dispositif doit être restreint. Il ne doit servir qu'à recueillir des signalements de faits graves de nature comptable ou financière, de lutte contre la corruption ou encore relatifs à des manquements au droit de la concurrence.

Notamment, le dispositif d’alerte ne doit pas avoir une portée générale et viser le respect de l’ensemble des dispositions législatives ou réglementaires ou des règles internes établies par l’organisme.

Si des faits graves, hors du champ sont signalés, l’alerte doit être immédiatement réorientée vers le responsable compétent (directeur financier, directeur des ressources humaines).
Par exemple : atteinte au droit de l'environnement, divulgation d'un secret de fabrique, risque pour la sécurité informatique ou encore l'intégrité physique ou morale des salariés (harcèlement, discrimination).

Quelle information pour les salariés ?

Les utilisateurs du dispositif d’alerte doivent être clairement et préalablement informés par tout moyen approprié, notamment :

  • de l’identité du responsable du dispositif,
  • des objectifs poursuivis et du périmètre limité,
  • du caractère facultatif du dispositif,
  • de l’absence de conséquence à l’égard des salariés de la non-utilisation de ce dispositif,
  • des destinataires des alertes,
  • de l’existence d’un droit d’accès et de rectification au bénéfice des personnes identifiées dans le cadre de ce dispositif.

Il doit être clairement indiqué que l’utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires. A l’inverse, l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, ne peut exposer son auteur à des sanctions.

Une alerte professionnelle peut-elle être anonyme ?

En principe, les alertes professionnelles ne sont pas anonymes. L'auteur de l'alerte doit être invité à s'identifier, pour permettre :

  • de responsabiliser les utilisateurs du dispositif et de limiter les risques de dérapages vers la délation et la dénonciation calomnieuse ;
  • de faciliter la protection de l’auteur de l’alerte contre d’éventuelles représailles ;
  • de permettre un meilleur traitement de l’alerte en ouvrant la possibilité de demander à son auteur des précisions complémentaires.

Qui est en charge du traitement des alertes professionnelles ?

Le traitement des alertes professionnelles doit être confié à un service ou une organisation spécifiquement mis en place pour traiter ces questions. Les personnes chargées de traiter les alertes doivent être en nombre limité, spécialement formées et soumises à une obligation renforcée de confidentialité qui doit être définie dans leur contrat.

Comment déclarer un dispositif d’alerte professionnelle?

La CNIL a adopté une autorisation unique (AU-004) le 8 décembre 2005 modifiée le 14 octobre 2010 afin d’encadrer  la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle et de simplifier les formalités administratives. Les entreprises qui respectent en tout point le cadre défini dans cette autorisation doivent adresser à la CNIL une déclaration de conformité disponible sur le site de la CNIL.

Lorsque le dispositif d’alerte professionnelle envisagé sort du cadre fixé par l’AU-004, notamment au regard du fondement juridique et du champ d’application, l’entreprise doit adresser à la CNIL un dossier complet de demande d’autorisation individuelle.

Voir aussi

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