L’enregistrement des conversations téléphoniques doit faire l’objet d’une déclaration normale auprès de la CNIL si le dispositif d’enregistrement repose sur des moyens numériques.
L’écoute des conversations téléphoniques doit faire l’objet d’une déclaration normale auprès de la CNIL si elle est suivie d’un compte rendu ou d’une grille d’analyse.
En cas de désignation d’un correspondant informatique et libertés, aucune déclaration n’est nécessaire.
L’ enregistrement des conversations téléphoniques ne peut être réalisé qu’en cas de nécessité reconnue et doit être proportionné aux objectifs poursuivis.
Par exemple, un enregistrement pour des besoins de formation ne pourra être réalisé que sur une brève période et en aucun cas de manière permanente.
En cas d’enregistrement des communications téléphoniques, il convient que les employés disposent de lignes téléphoniques non reliées au système d’enregistrement ou d’un dispositif technique leur permettant, en cas de conversation privée, de se mettre hors du champ du dispositif d’enregistrement, tant pour les appels entrants que sortants (par exemple : possibilité d’utiliser une touche particulière avant de composer un numéro de téléphone pour neutraliser la fonction d’enregistrement).
Ces fonctionnalités doivent être offertes tout particulièrement dans le cas des salariés protégés (représentants du personnel ou syndicaux).
Outre la consultation des instances représentatives du personnel, les salariés ainsi que leurs interlocuteurs, doivent être informés, préalablement à la mise en place du dispositif :
L’information des interlocuteurs peut notamment être réalisée par la diffusion d’un message au début de l’appel, ou par l’insertion d’une mention particulière dans le document contractuel ou d’information relatif au service téléphonique
Dans le cadre d’enregistrements ou d’écoutes à des fins de formation ou d’évaluation, les salariés doivent être informés des périodes pendant lesquelles leurs conversations sont susceptibles d’être enregistrées ou écoutées.
Lorsque les enregistrements sont réalisés à des fins de formation du personnel, la Commission recommande une durée de conservation maximale de 6 mois.
Lorsque les enregistrements sont réalisés à des fins de preuve en matière bancaire, la durée de conservation doit être conforme aux articles 321 -78 et 321 -79 du Règlement Général de l’Autorité des Marchés Financiers (cinq ans maximum).
En matière d’écoutes téléphoniques, la Commission recommande que les comptes rendus des conversations téléphoniques et grilles d’analyse soient conservés pour une durée d’un an maximum.
