La loi permet à des autorités publiques de se faire communiquer, dans le cadre de leurs missions et sous certaines conditions, des informations issues de fichiers.
En dehors de ces cas, le fait, pour un responsable du traitement, de porter à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée constitue une infraction pénale punie de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 euros d’amende.
Cette communication ne peut être effectuée que sur demande ponctuelle écrite, visant des personnes nommément désignées, identifiées directement ou indirectement. Il est exclu qu’elle porte sur l’intégralité d’un fichier.
La demande doit préciser le texte législatif fondant ce droit de communication, ainsi que les catégories d’informations sollicitées. La collectivité saisie de la requête doit s'assurer de sa conformité aux textes invoqués et peut toujours, en cas de doute, interroger la CNIL.
Le Trésor public (direction générale de la comptabilité publique uniquement dans les conditions fixées par les articles L.81 à L.95 du Livre des Procédures fiscales pour le recouvrement de créances fiscales ou des amendes et condamnations pécuniaires -article 90 de la loi de finances pour 1987). L’article L 1617-5 du code des collectivités territoriales a, en outre, étendu le droit de communication des comptables du Trésor pour le recouvrement des créances des collectivités locales et de leurs établissements publics. Les communes, en particulier, peuvent donc être destinataires de demandes de renseignements portant sur des créances hospitalières.
La direction générale des impôts ou la direction générale des douanes en vue de l’établissement de l’assiette, du contrôle, du recouvrement des impôts (articles L. 81 à L. 95 du Livre des procédures fiscales) et pour le recouvrement des créances domaniales (article L. 79 du code du domaine de l’État).
Les bureaux d’aide judiciaire afin de demander la vérification des ressources en vue de l’attribution de l’aide judiciaire (loi n° 72-11 du 3 janvier 1972 modifiée par la loi du 31 décembre 1982 relative à l’aide judiciaire).
munis d’un titre exécutoire pour obtenir l’adresse du débiteur, l'identité et l'adresse de son employeur ou de tout tiers débiteur ou dépositaire de sommes liquides ou exigibles et la composition de son patrimoine immobilier, à l'exclusion de tout autre renseignement (article L152-1 du code des procédures civiles d’exécution).
Les services extérieurs du travail et de l'emploi dans le cadre du contrôle de la recherche d'emploi (ordonnance n°86-1286 du 20 décembre 1986, articles L. 351-1 et R. 351-32 du code du travail).
Les services en charge de la gestion des allocations supplémentaires prévues aux articles L 815-2 et 3 du code de la sécurité sociale (fonds de solidarité vieillesse et fonds spécial d’invalidité) pour le recouvrement sur la succession des héritiers (articles L. 815-12 et L. 815-15 du code de la sécurité sociale).
Aucun fondement législatif n’autorise la communication d’informations aux particuliers ou à des sociétés privées telles que les agences de recouvrement de créances
Les communes ne peuvent bien évidemment communiquer, aux autorités publiques habilitées à les demander, que les informations dont elles disposent dans leurs fichiers, manuels ou informatisés : elles ne sauraient, dans le simple but de satisfaire à une demande de renseignement, rechercher les informations dont elles ne disposent pas ou constituer des services d’enquête à cette fin.
De même, les services municipaux ne peuvent pas utiliser les fichiers des centres communaux d’action sociale (CCAS), qui constituent des établissements publics distincts de la commune, pour répondre à des demandes de renseignements adressées aux communes.
Les communes peuvent être tentées de diligenter des enquêtes pour répondre à des demandes d’organismes extérieurs, puis de conserver les renseignements obtenus sur leurs administrés. La CNIL rappelle qu’aucune disposition législative ne permet aux mairies de diligenter de telles enquêtes, même à la demande de tiers autorisés.
Elle a ainsi rendu un avis défavorable à la constitution, par une commune, d’un fichier d’adresses destiné à diligenter des enquêtes concernant des débiteurs du Trésor public.
La commission souligne également que les collectivités ne peuvent collecter à l’occasion de démarches auprès d’elles (inscription aux activités périscolaires, cantines, etc.) des informations sans lien avec la finalité du fichier et susceptibles uniquement de permettre de répondre aux demandes éventuelles d’organismes tiers (sur l’employeur par exemple).
