Article

Grippe A : la CNIL simplifie les obligations des employeurs

21 septembre 2009

Cet été, la CNIL a émis des recommandations pratiques à destination des employeurs qui doivent créer des fichiers de salariés pour établir leur « plan de continuité d’activité » (PCA) en cas d’épidémie grippale. Le 10 septembre, la CNIL a adopté une dispense pour ce type de fichiers.

La Commission a, le 10 septembre dernier, adopté une dispense de déclaration pour les fichiers d’employés mis en place par les entreprises et les administrations pour élaborer et suivre les plans de continuité d’activité (PCA). Les employeurs qui se conformeront à la dispense n’auront donc pas de déclaration à effectuer auprès de la CNIL. Ceux qui, compte tenu d’une situation particulière iraient au-delà de ce que prévoit la dispense, devront effectuer une déclaration sur le site de la CNIL.

Cependant, la Commission souhaite attirer l’attention des employeurs sur les points suivants :

• Le PCA est avant tout le fruit d’une démarche de prévention sanitaire et organisationnelle qui se veut un outil d’analyse permettant d’évaluer les activités et les postes indispensables au maintien de l’activité de l’entreprise, et non d’identifier des personnes physiques. La collecte d’informations nominatives n’a d’intérêt que lorsque ce travail de réflexion préalable est achevé et que la situation pandémique se concrétise.
• Le fichier mis en place dans le cadre du PCA n’a pas vocation à être permanent. C’est une collecte ponctuelle reposant sur une situation sanitaire d’urgence. Les données recueillies dans le cadre du PCA devront donc être supprimées dès la fin de la pandémie et pourront être à nouveau collectées si la France se retrouve à nouveau en situation 4 (cas groupés humains), conformément aux phases de nomenclature du plan national français. En revanche, la partie non nominative du PCA relative à l’identification des activités essentielles au maintien de l’entreprise n’a pas à être supprimée.
• Ce fichier ne doit pas contenir de données médicales sur les personnes atteintes de la grippe. Ce recueil d’informations relève des missions du médecin du travail.
• La Commission rappelle que toutes les mesures doivent être prises pour garantir la confidentialité des données, s’agissant en particulier de leurs modalités de recueil (communication des données personnelles par le salarié sur la base du volontariat, renvoi direct sous pli ou par mail à la personne désignée au sein du service des ressources humaines) et de conservation. L’accès à ces données doit être exclusivement réservé aux personnes habilitées du service des ressources humaines ou à la cellule de crise constituée au sein de l’organisme.

Exemple de mention d’information à faire figurer sur le formulaire de collecte :

« Afin d’établir le « plan de continuité d’activité » (PCA) de l’entreprise, préconisé par les pouvoirs publics dans le cadre du plan national de prévention et de lutte « pandémie grippale », nous souhaitons recueillir vos coordonnées personnelles pour pouvoir vous joindre (téléphone fixe ou portable, email personnel) ainsi que d’autres informations que nous sollicitons dans notre questionnaire.
Nous vous recommandons de nous transmettre ces informations afin de pouvoir vous prévenir et organiser la continuité de notre activité, en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.
Les destinataires de ces données sont exclusivement les personnes habilitées du service du personnel (ou de la cellule de crise).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder à ces informations et les faire rectifier en vous adressant à …………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse). »