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Pandémie grippale et plan de continuité de l’activité (PCA) des entreprises : Les recommandations pratiques de la CNIL

11 août 2009

Afin d’établir leur « plan de continuité d’activité » (PCA), conformément aux recommandations délivrées par les pouvoirs publics, les entreprises peuvent être amenées à recenser, notamment, les coordonnées personnelles des salariés ainsi que le type de moyens de transport qu’ils utilisent.
Cette collecte ne pose pas de difficultés particulières dès lors que les salariés sont bien informés de la finalité de ce recueil et des destinataires de ces informations. A cet effet, une mention d’information à faire figurer sur le formulaire de collecte est proposée ci-dessous.
Toutes les mesures doivent être prises pour garantir la confidentialité des données, s’agissant en particulier de leurs modalités de recueil (communication des données personnelles par le salarié sur la base du volontariat, renvoi direct sous pli ou par mail à la personne désignée au sein du service des ressources humaines) et de conservation. L’accès à ces données doit être exclusivement réservé aux personnes habilitées du service des ressources humaines ou à la cellule de crise constituée au sein de l’entreprise.
Si le recueil de ces informations se limite aux coordonnées personnelles des salariés et à la seule indication des moyens de transport utilisés, il n’y a pas lieu de déclarer les fichiers ainsi constitués dès lors que l’entreprise a désigné un correspondant informatique et libertés ou a déclaré son fichier de gestion du personnel (norme simplifiée n°46).

La CNIL, consciente des forts enjeux de santé publique que revêt la mise en place du plan national de prévention et de lutte « pandémie grippale» et sa déclinaison dans les entreprises à travers l’élaboration d’un PCA, s’est rapprochée du Ministère du travail, des relations sociales, de la famille, de la solidarité et de la ville et précisera, en septembre 2009, les meilleurs moyens d’allier la protection des données personnelles et une gestion efficace des risques liés à la pandémie grippale. 

Exemple de mention d’information à faire figurer sur le formulaire de collecte :

« Afin d’établir le « plan de continuité d’activité » (PCA) de l’entreprise, préconisé par les pouvoirs publics dans le cadre du plan national de prévention et de lutte « pandémie grippale », nous souhaitons recueillir vos coordonnées personnelles afin de pouvoir vous joindre (téléphone fixe ou portable, email personnel) ainsi que les moyens de transport que vous utilisez pour vous rendre sur votre lieu de travail.
Nous vous recommandons de nous transmettre ces informations afin de pouvoir vous prévenir et organiser la continuité de notre activité, en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.
Les destinataires de ces données sont exclusivement les personnes habilitées du service du personnel (ou de la cellule de crise).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous pouvez accéder à ces informations et les faire rectifier en vous adressant à …………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse). »