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Fiche pratique

Les règles d’or de la prospection par courrier électronique

16 juin 2009

L'e-mailing n'est pas du "spam" dès lors qu'il respecte les règles et recommandations suivantes :

1.  Ne faites pas de prospection électronique à partir d’adresses de courriers électroniques collectées dans les espaces publics de l'internet (site web, annuaire, forum discussion,…).

C'est interdit !

2.  Utilisez exclusivement, à des fins de prospection, les adresses de courriers électroniques collectées de manière loyale :  

c'est-à-dire lorsque la personne a été informée d'une telle utilisation et mise en mesure, au moment de la collecte de son adresse, soit d’y consentir soit dans certains cas spécifiques de s’y opposer.

En d’autres termes, si vous souhaitez utiliser un fichier d’adresses de courriers électroniques à des fins de prospection :

  • s’il s’agit d’un fichier loué et/ou acheté auprès de prestataires spécialisés, vous devez vous assurer contractuellement que les adresses électroniques utilisées ont été collectées de manière régulière ; 
  • s’il s’agit de votre propre fichier, vous devez vous assurer que les personnes concernées aient été informées de manière appropriée

Ainsi, la régularité d’une opération d’ « e-mailing » s’apprécie au regard des exigences suivantes :

Le recueil du consentement préalable des personnes est exigé pour les messages commerciaux destinés à des particuliers (« B to C »).
le principe est : « pas de message commercial sans accord préalable du destinataire ».

Les modalités de recueil du consentement des personnes sont libres à la condition toutefois que le consentement soit libre, spécifique et informé.

Ainsi par exemple : 

  • le recueil du consentement ne saurait être subordonné à l’acception des conditions générales de vente. 
  • les cases « pré-cochées » qui permettent de présumer du consentement de la personne ne sont pas admises.

Le recueil du consentement peut être effectué selon les modèles fournis par les codes de déontologie du SNCD et de l’UFMD qui prévoient que le consentement peut être obtenu par le biais d’une case à cocher sur chaque formulaire de collecte, ce qui constitue une préconisation constante de la CNIL. 

Le droit de s’opposer préalablement et gratuitement à une utilisation à des fins de prospection de son adresse de courrier électronique est prévu dans les cas suivants : 

  • Dans le cas d’une relation client-entreprise existante
    Il existe une dérogation au principe du consentement préalable lorsque le particulier a déjà été contacté, à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de service, par l’organisme souhaitant le démarcher.

Ainsi, si une personne a acheté un produit auprès d’une entreprise, celle-ci pourra lui adresser des messages commerciaux pour assurer la promotion de ses produits, à la condition toutefois que ceux-ci soient analogues à celui qu’il avait antérieurement acheté auprès d’elle. De plus, l’entreprise doit lui offrir la possibilité, au moment de sa commande, de s’opposer gratuitement et de manière simple à recevoir de la publicité de sa part. 

  • Dans le cas d’une prospection par courrier électronique dans le cadre professionnel (« B to B »)
    Il n’est pas nécessaire d’obtenir l’accord du destinataire lorsque :
  • l’adresse électronique est de type générique (par ex :  info@…, contact@…, commande@… )
    è l’adresse électronique nominative est professionnelle (par ex :nom.prénom@nomdelasociete.fr) à la double condition que :
    • le professionnel a été informé lorsqu’il a communiqué son adresse électronique de la possibilité de s’opposer gratuitement à toute utilisation commerciale de ses coordonnées,
    • l’objet de la sollicitation soit en rapport avec les fonctions exercées à titre professionnel par le destinataire du message
    • Dans le cas d’une prospection autre que de nature commerciale comme par exemple la prospection à caractère politique, associative, religieuse ou caritative (ex. : collecte de dons), la personne concernée doit avoir été préalablement informée de l’utilisation de son adresse à de telles fins et avoir été mis en mesure de s’opposer à cette utilisation.
    • Dans tous ces cas de figure, la CNIL recommande que le droit d’opposition puisse s’exercer directement à partir du formulaire de collecte par l’apposition d’une case à cocher.

3. Informez les personnes

La loi « informatique et libertés » prévoit que les personnes auprès desquelles sont collectées des données à caractère personnel soient informées sur chaque formulaire de collecte d’informations: 

  • de l’identité du responsable de traitement ; 
  • de leur droit d'accès et de rectification aux données collectées ;  
  • des destinataires des informations collectées ;  
  • du caractère obligatoire ou facultatif des informations collectées et les conséquences d'un défaut de réponse ; 
  • de la finalité du traitement des données collectées.

 

4. Offrez systématiquement dans chaque message une possibilité de désinscription

par tous moyens qu'il s'agisse de retrait en ligne de la liste des adresses de courriers électroniques utilisées, par envoi d'un message qui pourra être suivi d'un accusé de réception, ou sur une page web accessible d'un simple « clic » figurant dans le message commercial.

Attention : les réclamations reçues par la CNIL font apparaître que les liens de désinscription ne fonctionnent pas toujours, lorsqu'ils existent. Une fois la désinscription demandée par l'internaute, l'effacement de ses données doit s'effectuer dans les plus courts délais. Enfin, indiquez sur la page de désinscription le nom et les coordonnées du responsable du traitement et du propriétaire du fichier source s'il est différent du responsable du traitement. 5.  Répercutez l'action de désinscription ou d'opposition au responsable du traitement et à l'annonceur lorsque cette demande s'adresse à l'annonceur.

5. Indiquez dans chaque message l’identité de l’annonceur

Chaque message commercial devra préciser l’identité de la personne pour le compte de laquelle le message est envoyé.

6. L'envoi de lettres d'information

Assurez vous de l'inscription préalable de la personne sur l'envoi de telles lettres et de sa possibilité de pouvoir se désabonner à tout moment, notamment lors de l'envoi de chaque lettre d'information.

Attention : les réclamations reçues par la CNIL montrent qu'aucune entreprise n'est à l'abri de l'envoi par erreur de la liste des adresses électroniques des destinataires, ce dont les "spammeurs" ont tôt fait de profiter.

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