Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, notamment son article 8 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la loi n° 2004-810 du 6 août 2004, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 24-I ;
Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;
Vu le décret n° 2005-973 du 10 août 2005 modifiant le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n° 2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu la délibération n° 2006-147 du 23 mai 2006 fixant le règlement intérieur de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ;
Vu le code civil, et notamment ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;
Après avoir entendu Mme Claire DAVAL, commissaire, en son rapport, et Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
En vertu de l'article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la Commission nationale de l'informatique et des libertés est habilitée à établir des normes destinées à simplifier l'obligation de déclaration des traitements les plus courants et dont la mise en œuvre, dans des conditions régulières, n'est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés ;
Le traitement automatisé de données à caractère personnel mis en œuvre par les notaires à des fins de dématérialisation et de conservation de l'acte authentique sur support électronique est de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de cette définition,
Peuvent bénéficier de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les notaires qui répondent aux conditions définies aux articles 2 à 7 ci-après.
Seuls peuvent faire l'objet d'un engagement de conformité par référence à la présente norme simplifiée les traitements mis en œuvre par les offices notariaux et dont les finalités sont :
La dématérialisation de l'acte authentique sur support électronique est établie par le notaire qui apporte à cette opération la même confidentialité que pour l'établissement d'un acte authentique papier.
L'acte dématérialisé devient authentique lorsque le notaire y appose sa signature électronique sécurisée.
Les données traitées ne peuvent pas être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'interconnexions dans le cadre de la présente norme.
Le MICEN qui reçoit et conserve les actes n'est interconnecté à aucun autre système.
Seules les informations suivantes relatives peuvent être collectées :
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l'exercice des finalités précitées, seuls sont autorisés à accéder directement aux informations contenues dans le traitement de données à caractère personnel les offices détenteurs, et ce uniquement pour les actes qu'ils ont déposé.
Seule une recherche sur les données renseignées par l'office au moment de l'inscription de l'acte et permettant son indexation est possible, à l'exclusion de toute recherche « plein texte » dans le corps de l'acte.
Les techniciens chargés de la maintenance du MICEN ont accès, pour des raisons d'administration technique et fonctionnelle, aux fichiers conservés dans la base, sans possibilité de consultation du contenu d'un acte.
Les informations relatives à l'acte sont conservées soixante quinze ans à compter du dépôt.
Conformément aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les personnes concernées sont informées de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, des destinataires des données et de leurs droits d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données ainsi que des modalités d'accès aux données les concernant et de rectification de ces données.
Le droit d'accès défini au chapitre V de la loi s'exerce directement auprès du ou des services que l'office notarial a désigné. Cette information figure sur les supports utilisés par le responsable du traitement pour le recueil des informations portant sur les personnes concernées.
Des mesures de protection physique et logique doivent être prises pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse des informations, notamment par des tiers non autorisés. Un dispositif de traçabilité des accès aux actes contenus au sein du MICEN est mis en œuvre.
Le notaire appose sur l'acte authentique dématérialisé sa signature électronique sécurisée, certifiée conforme aux exigences de l'article 3-I du décret n° 2001-272 sur la signature électronique, par l'utilisation de sa clé de signature personnelle appelée « clé Real ».
Le certificat de signature de l'acte authentique sur support électronique est présumé fiable au sens du décret n° 2001-272, il est personnel et son usage nécessite la saisie d'un code PIN. Seuls les notaires disposent d'un certificat permettant de signer un acte authentique sur support électronique.
La signature électronique permet de garantir l'identification du notaire signataire de l'acte et l'intégrité de l'acte pendant la phase de dépôt au MICEN.
Les accès individuels à l'application s'effectuent par la « clé Real ».
Les liaisons entre le traitement de données à caractère personnel correspondant aux finalités exposées à l'article 1er et le MICEN font l'objet d'un chiffrement et utilisent une liaison spécialisée dédiée.
L'acte authentique sur support électronique est inscrit au MICEN selon un procédé qui garantit l'impossibilité pour un utilisateur de la modifier ou de le supprimer après son dépôt.
Fait à Paris, le 11 février 2010.
