(Journal officiel du 3 janvier 1995)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et notamment ses articles 2, 3, 6, 17 et 21 (1°) ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le Code des Postes et des Télécommunications ;
Considérant que la Commission nationale de l'informatique et des libertés est habilitée, en vertu des articles 6, 17 et 21 (1°) de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant qu'un autocommutateur est un dispositif automatique qui permet d'acheminer et de répartir les communications entre plusieurs lignes téléphoniques ; qu'il a pour objet de faciliter les communications téléphoniques internes et externes ; que, dans certains cas, il permet d'enregistrer les numéros de postes téléphoniques qui lui sont connectés et les numéros de téléphone appelés à partir de ces postes ; que ces données ont un caractère indirectement nominatif au sens de l'article 4 de la loi du 6 janvier 1978 ; qu'en conséquence, lorsque les numéros appelés sont enregistrés, la mise en oeuvre d'un autocommutateur constitue un traitement automatisé d'informations nominatives soumis aux formalités préalables ;
Considérant qu'il en est ainsi des autocommutateurs téléphoniques desservant des postes téléphoniques mis à la disposition de la clientèle afin de permettre au gestionnaire d'assurer la facturation et au client la vérification des dépenses de communication ;
Considérant que ces traitements peuvent, dans certaines conditions d'utilisation, relever de l'article 17 de la loi du 6 janvier 1978 sus-mentionné ;
Décide :
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent :
Le traitement doit avoir pour seules finalités :
a) pour la gestion de l'annuaire téléphonique interne :
la gestion, l'édition et la diffusion de listes nominatives des utilisateurs des postes téléphoniques connectés à l'autocommutateur ;
b) pour le remboursement du coût des communications téléphoniques :
a) identité de l'utilisateur du poste : nom, prénom, numéro de poste ;
b) communication téléphonique : numéro de téléphone appelé, nature de l'appel (sous la forme : local, départemental, national, international), durée, date et heure de début et de fin de l'appel, nombre de taxes, coût de la communication.
Les informations nominatives collectées et traitées ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire au paiement des dépenses téléphoniques par les utilisateurs ; en cas de contestation du relevé justificatif détaillé des consommations téléphoniques, les informations ne doivent pas être conservées au-delà du règlement du litige ;
Dans la limite de leurs attributions respectives, les informations nominatives enregistrées peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
a) les agents habilités des services comptables et de gestion ;
b) la personne débitrice de la facture et la personne assurant le paiement des dépenses téléphoniques ;
Les relevés justificatifs des numéros de téléphone appelés sont établis en occultant les quatre derniers chiffres de ces numéros.
Toutefois, sur sa demande expresse, la personne débitrice de la facture, peut avoir communication du numéro de téléphone complet du correspondant appelé.
Des mesures de sécurité physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.
L'information des utilisateurs sur l'existence, les finalités et les fonctions de l'autocommutateur, les destinataires des informations et les modalités d'exercice de leur droit d'accès et de rectification doit être assurée par tout moyen approprié, notamment par voie d'affichage ou de remise de note explicative.
